Secretarius viert dit jaar zijn tienjarig jubileum. ‘Ons werk draait om aandacht en persoonlijk contact’, zeggen de (voormalige) consultants van Secretarius: Antje Visser, Floris Wagenaar, Frederik Kunst en Victoria Jaberi. ‘Wij zijn meer dan een werving- en selectiebureau. We willen bijdragen aan de ontwikkeling van het secretarisvak.’
Aan het begin van het gesprek twijfelen ze even. Waar doe je dat het beste, zo’n interview met zijn vieren? Blijven ze zitten aan de grote tafel in de lichte gemeenschappelijke ruimte, waar ze zojuist met collega’s hebben geluncht? Antje hakt de knoop door. ‘Hiernaast is het rustiger’, zegt ze. In de sfeervolle kamer, waar groentinten de boventoon voeren, nemen de consultants plaats aan een ronde tafel. Alex, de zwarte labradoodle van Frederik, strekt zich uit op het vloerkleed.
Het gesprek gaat al snel over de ontwikkeling van het vak. De laatste jaren is er steeds meer aandacht voor de rol van de bestuurssecretaris. Antje: ‘Ik denk dat toezichthouders het steeds belangrijker vinden dat besluitvormingsprocessen goed verlopen. Er ligt op organisaties veel druk om het goed te doen. Daardoor hebben toezichthouders en bestuurders meer behoefte aan ondersteuning.’
Frederik: ‘Bestuurders besteden steeds meer aandacht aan het besturen van hun organisatie. Waar gaan we heen? Wat is onze strategie? Een goede bestuurssecretaris regelt het hele traject en alle besluitvorming daaromheen, zodat bestuurders zich daarover geen zorgen hoeven maken.’
Het vak is geprofessionaliseerd
De toegenomen aandacht voor het vak komt volgens de consultants ook doordat er steeds meer belang wordt gehecht aan good governance. Frederik: ‘Vroeger waren er ook raden van toezicht of raden van commissarissen, maar die stonden vaak op behoorlijke afstand van de organisatie.’
Floris: ‘We zien dat organisaties die voorheen geen bestuurssecretaris hadden nu ook een secretaris aanstellen. Ze hebben behoefte aan iemand die het hele proces bewaakt.’ Frederik: ‘Precies. De positie van de secretaris is daardoor ook veranderd. De secretaris is niet alleen een uitvoerder, maar iemand die het gesprek faciliteert over hoe de organisatie bestuurd wordt en hoe je zorgt voor goede verhoudingen en goede besluitvorming.’
Volgens Antje is het vak van secretaris in de loop der jaren duidelijk geprofessionaliseerd.
Voor de consultants staat vast dat Secretarius daaraan bijdraagt. Antje: ‘We zijn een werving- en selectiebureau, maar onze pay-off is de kracht van kennis. We proberen het vak steeds een stapje verder te brengen.’
Victoria: ‘Dat doen we op verschillende manieren. Met artikelen op onze website, bijvoorbeeld. Maar ook met intervisiebijeenkomsten waar secretarissen vertrouwelijk met elkaar praten en dilemma’s delen, en met ontbijtsessies met interessante sprekers.’
De rol verandert
Terwijl sommige beroepsgroepen Artificial Intelligence (AI) als een bedreiging zien, beschouwen de consultants het eerder als een kans. Antje: ‘Een bestuurssecretaris zei eens tegen mij: ik ben verantwoordelijk voor zorgvuldige en herleidbare besluitvorming. Dat vond ik mooi gezegd en het klopt helemaal. Besluitvorming gaat ondersteund worden door AI. Maar bij AI loop je het risico dat niet meer herleidbaar is hoe de redenering geweest is. Dat maakt het nog belangrijker dat er iemand verantwoordelijk is voor de governance van de besluitvorming.’
Frederik: ‘Juist doordat AI een deel van het praktische werk kan overnemen, verandert de rol van de secretaris. Denk aan verslaglegging en organisatorische taken. Daardoor krijgt de secretaris meer ruimte voor strategische ondersteuning.’
Werving blijft mensenwerk
Zoals AI de secretaris niet overbodig zal maken, zo geldt dat ook voor de consultant. Voor Frederik staat vast dat Secretarius over pakweg tien jaar nog steeds secretarissen werft en selecteert. ‘Adviseren welk type bestuurssecretaris een organisatie nodig heeft en zoeken naar een goede match, blijft mensenwerk.’
Antje: ‘Helemaal mee eens. De secretaris is de rechterhand van de bestuurder. Als de secretaris weggaat, vindt de bestuurder dat spannend. Die wil daarover praten met iemand die hem begrijpt. Dat is niet AI, dat is een consultant.’
Frederik, heftig knikkend: ‘Het gaat niet zonder Fingerspitzengefühl.’
Diverse achtergronden
Voor de consultants van Secretarius komt het gevoel voor het vak van secretaris niet uit de lucht vallen. Ze hebben zelf een achtergrond als secretaris, maar vervulden daarnaast ook andere rollen en werkten in verschillende organisaties. Zo was Frederik jarenlang advocaat en bekleedde hij verschillende managementfuncties, terwijl Floris een achtergrond heeft in onder meer human resource management en als bestuurssecretaris in de zorg. Antje, opgeleid als arbeids- en organisatiepsycholoog, en Victoria, van huis uit cultureel antropoloog, hebben met name veel ervaring bij de overheid.
Antje: ‘Dat wij zo verschillend zijn, niet alleen in achtergrond, maar ook qua persoonlijkheid, vind ik bijzonder. Miranda (van Mondfrans, oprichter van Secretarius, red.) heeft daar een belangrijke rol in. Zij is zich sterk bewust van het belang van diversiteit. Ze zoekt naar mensen die de waarden van Secretarius onderschrijven. Dat betekent de dingen met aandacht doen en met respect voor elkaar werken. Maar ze is ook altijd op zoek naar mensen die elkaar aanvullen.’
Floris: ‘Vanuit onze achtergrond hebben we allemaal aanvullende inzichten in hoe het er in organisaties onder de motorkap uitziet en we weten uit ervaring wat de rol van de secretaris is. Deze kennis combineren we met onze expertise in werving en selectie. Dat is onze kracht.’
Brede blik
Die brede blik is een bewuste keuze. Er is weleens over gesproken om de sectoren waarin Secretarius actief is – zoals de financiële sector, de kunstwereld, de zorg, het onderwijs en de overheid – onder de consultants te verdelen. Maar uiteindelijk kozen ze ervoor om juist in de breedte te blijven werken. ‘Omdat we sterk geloven dat er iets gemeenschappelijks zit in de secretarisrol, ongeacht de sector’, legt Floris uit.
Juist doordat de consultants zoveel secretarissen en bestuurders van uiteenlopende organisaties spreken, bouwen ze veel kennis op van het vak. Die kennis helpt hen om een goede match te maken tussen opdrachtgever en secretaris. Floris: ‘Al bestaat “de” secretaris natuurlijk niet. Elke secretarisrol is uniek. Dat maakt onze intakegesprekken zo interessant.’
Frederik: ‘Maar “de” opdrachtgever bestaat ook niet. De ene bestuurder hecht vooral waarde aan bestuurlijke cyclusrapportages, terwijl een ander meer nadruk legt op het verbindende karakter van de secretaris of juist iemand zoekt die zich richt op strategische trajecten.
Floris: ‘Het is ook belangrijk in welke fase een organisatie zich bevindt. Soms adviseren we een organisatie om eerst voor een interim-secretaris te kiezen. Bijvoorbeeld als een organisatie in een onrustige fase verkeert of als de verwachtingen nog niet helemaal scherp zijn.’
Antje: ‘Juist daarom hebben we een levendige interimpool. Dat is voor veel secretarissen ook interessant. Bij sommige mensen past het goed om kort bij een organisatie te blijven, daar een mooi project neer te zetten en dan weer naar een andere plek te gaan.’
Het draait om contact
De betrokkenheid van Secretarius stopt niet zodra een kandidaat is geplaatst. De consultants houden vaak ook daarna contact met opdrachtgevers en secretarissen. ‘Dan bespreken we hoe het gaat en of we nog iets kunnen betekenen in de samenwerking’, vertelt Floris. ‘We willen niet alleen maar plaatsingen afronden. Investeren in het persoonlijk contact en de samenwerking vinden we belangrijk.’
Antje: ‘Ons werk draait voor een belangrijk deel om aandacht en persoonlijk contact. Ik probeer onze opdrachtgever en onze kandidaat altijd fysiek voor me te zien. Hoe zitten zij samen aan tafel? Hebben ze een goed gesprek? Vullen ze elkaar aan? Dat probeer ik te visualiseren.’
Frederik: ‘Voor mij is het belangrijkste moment als de opdrachtgever een gesprek voert met een potentiële kandidaat. Dan observeer ik. Hoe zitten ze erbij? Wordt er ook gelachen? Passen de persoonlijkheden bij elkaar? Er moet een klik zijn tussen de bestuurder en de secretaris.’
Antje veert op. ‘Ja, die klik is interessant. Daar doen we met de Erasmus Universiteit onderzoek naar. Een klik, wat is dat? Ik ken secretarissen die vier of vijf jaar met veel plezier ergens werken en het gevoel hebben dat ze daar echt iets voor elkaar kunnen krijgen. Maar wanneer er een nieuwe bestuurder komt, kan die magie ineens verdwenen zijn. Dan komen ze bij ons, want ze willen zich heroriënteren op hun loopbaan. Die klik is dus heel belangrijk. Wat maakt dat mensen een klik voelen? We zijn daar heel nieuwsgierig naar. De uitkomsten van dat onderzoek gaan ons helpen om ons werving- en selectieproces verder te verbeteren.’
Macht en tegenmacht
De uitkomsten van het ‘klikonderzoek’ worden in november gepresenteerd tijdens het jubileumcongres van Secretarius in Rotterdam. Het thema van het congres is macht en tegenmacht, een onderwerp dat volgens Antje nauw aansluit bij de positie van de secretaris. ‘De secretaris zit in dat spel. De bestuurder heeft macht, de raad van toezicht heeft daar een toezichthoudende macht op en de medezeggenschap heeft een adviserende macht. Het gaat erom dat die gremia elkaar macht gunnen en ervoor zorgen dat dat in balans blijft.’
Floris: ‘Daar hoort ook tegenspraak bij. Het is belangrijk dat een bestuurder bewust tegenmacht organiseert. Daar hoort bij dat je investeert in een stevige medezeggenschap. Maar ook dat je een bestuurssecretaris kiest die senioriteit heeft en tegenspraak kan geven.’ Frederik: ‘Dat vind ik de leukste opdrachten. Een bestuurder die open staat voor een volwassen bestuurssecretaris die strategisch adviseert en tegenspraak biedt.’
