Algemene voorwaarden Secretarius b.v.

1. Definities

  1. Onder Secretarius wordt verstaan: de rechtspersoon die, handelend onder de naam Secretarius B.V. (Handelsregisternummer 66581273), in het kader van de uitoefening van beroep of bedrijf, werkzaamheden verricht op het gebied van werving en selectie van arbeidskrachten, plaatsing van professionals op interimbasis, advisering, coaching, outplacement, outsourcing, opleiding en training voor een Opdrachtgever.
  2. Onder Opdrachtgever wordt verstaan: iedere natuurlijke persoon en/of rechtspersoon die in het kader van de uitoefening van beroep of bedrijf, met Secretarius een overeenkomst heeft gesloten, respectievelijk wenst te sluiten, ter zake van dienstverlening door Secretarius en/of opdrachtverlening aan Secretarius en behalve deze, diens vertegenwoordiger(s), gemachtigde(n), rechtverkrijgende(n) en erfgenamen. 
  3. Onder Kandidaat wordt verstaan: iedere natuurlijke persoon die door Secretarius aan Opdrachtgever hetzij mondeling, hetzij schriftelijk wordt voorgedragen ter vervulling van een opdracht.
  4. Onder Opdracht wordt verstaan: de overeenkomst waarin Opdrachtgever Secretarius opdraagt ten behoeve van Opdrachtgever werkzaamheden te verrichten op het gebied van werving en selectie van medewerkers, plaatsing van professionals op interimbasis, advisering, coaching en opleiding en training.

2. Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Opdrachten, overeenkomsten en verbintenissen hoe ook genaamd gesloten tussen Secretarius en haar Opdrachtgever en de uitvoering daarvan. Deze algemene voorwaarden gelden bij uitsluiting van enige algemene voorwaarden van Opdrachtgever.
  2. Afwijkende bedingen van de Opdrachtgever zijn slechts geldig indien, en voor zover, deze schriftelijk door Secretarius zijn aanvaard. De afwijkende voorwaarden gelden uitsluitend voor de opdracht met het oog waarop deze door Secretarius zijn aanvaard.
  3. Indien Secretarius met de Opdrachtgever een overeenkomst heeft gesloten waarbij de toepasselijkheid van deze voorwaarden is overeengekomen, dan zijn deze voorwaarden tevens van toepassing op eventuele door de Opdrachtgever andere mondelinge telefonische, schriftelijke, per fax, e-mail of op andere wijze gegeven opdrachten, ongeacht een schriftelijke bevestiging van Secretarius.

3. Totstandkoming opdracht

  1. Na inleidende gesprekken wordt door Secretarius een offerte opgesteld.
  2. De offerte is vrijblijvend, tenzij deze een termijn voor aanvaarding bevat.
  3. Indien een offerte een vrijblijvend aanbod bevat en dit aanvaard wordt, heeft Secretarius het recht dit aanbod in ieder geval binnen twee werkdagen na ontvangst van de aanvaarding te herroepen.
  4. Secretarius is eerst gebonden, nadat en voor zover zij een opdracht schriftelijk heeft aanvaard alsmede indien uit de wijze van het uitvoeren van de overeenkomst door Secretarius blijkt van haar aanvaarding. Eventueel later te maken aanvullende afspraken of bevestigingen, welke van de schriftelijke aanvaarding als voormeld afwijken, zijn slechts geldig indien zij door Secretarius schriftelijk zijn aanvaard of bevestigd.
  5. Secretarius is gerechtigd bij of na het aangaan van de overeenkomst, alvorens (verder) te presteren, van de Opdrachtgever zekerheid te eisen dat zowel aan de betalings- als aan de overige verplichtingen zal worden voldaan.

4. Werkwijze

  1. De wijze van uitvoering van de Opdracht wordt beschreven in de opdrachtbevestiging.
  2. De Opdrachtgever dient Secretarius nauwgezet inlichtingen te verstrekken omtrent de te vervullen opdracht. Hieronder wordt onder andere verstaan  informatie over de te verrichten taken, de functie-eisen, de organisatie, de verwachtingen van de leidinggevende en arbeidsvoorwaarden. Secretarius heeft het recht de uitvoering van de Opdracht op te schorten tot het moment dat de Opdrachtgever aan deze verplichting zal hebben voldaan.
  3. De Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke Secretarius nodig heeft voor het correct uitvoeren van de opdracht, tijdig in gewenste vorm en op de gewenste wijze aan Secretarius ter beschikking te stellen.
  4. Secretarius verplicht zich tot het vertrouwelijk behandelen van alle verstrekte informatie door Opdrachtgever en zal zonder diens voorafgaande toestemming niets daarvan  meedelen aan kandidaten of derden. Eenzelfde verplichting geldt voor het personeel in dienst van Secretarius. Alle informatie wordt geacht vertrouwelijk te zijn.
  5. Partijen zullen schriftelijk overeenkomen aan welke voorwaarden de in te zetten Kandidaat dient te voldoen. Indien dergelijke voorwaarden  niet schriftelijk zijn vastgelegd tussen partijen, zal Secretarius de voorwaarden eenzijdig bepalen.
  6. Secretarius relateert de door de Opdrachtgever verstrekte inlichtingen aan de hoedanigheden, capaciteiten en beschikbaarheid van de voor de Opdracht in aanmerking komende Kandidaten. Op basis hiervan bepaalt Secretarius naar beste kunnen welke Kandidaat aan de Opdrachtgever wordt gepresenteerd. Hierbij gaat Secretarius ervan uit dat de inlichtingen die kandidaten over zichzelf hebben verstrekt en/of die van referenten over hen zijn verkregen, juist zijn.
  7. Referenties van de kandidaten worden door Secretarius alleen na overleg met en na uitdrukkelijke toestemming en goedkeuring van Kandidaat ingewonnen.
  8. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan om een Kandidaat te werk te stellen anders dan in het kader van de Opdracht zoals door deze voorwaarden beoogd.
  9. Secretarius is gerechtigd om – indien zij dat noodzakelijk dan wel wenselijk acht – bij de uitvoering van de Opdracht gebruik te maken van de diensten van derden waarvan de kosten alleen na toestemming aan Opdrachtgever in rekening gebracht kunnen worden.

5. Non-discriminatie

  1. Elke Kandidaat heeft gelijke kansen bij de werving- en selectiewerkzaamheden van Secretarius B.V., ongeacht leeftijd, sekse, burgerlijke staat, seksuele gerichtheid, levens- of geloofsovertuiging, politieke keuze, ras, etnische afkomst of nationaliteit, een en ander onverminderd de objectieve en reële functie-eisen en mits de Kandidaat ten principale voldoet aan de Opdracht.

6. vergoeding werving en selectie

  1. De Opdrachtgever is aan Secretarius een bemiddelingsvergoeding (fee) verschuldigd ter grootte van een nominaal bedrag of het bedrag ter grootte van een percentage van het bruto salaris (inclusief vakantiegeld, 13e maand en overige emolumenten) van de kandidaat. Voor de berekening van deze bemiddelingsfee wordt altijd uitgegaan van een fulltime dienstverband, ook wanneer een kandidaat de functie parttime zal bekleden. In de offerte wordt aangegeven welke systematiek wordt gehanteerd, alsmede, ingeval van een nominaal bedrag, om welk bedrag het gaat en, ingeval van een percentage van het bruto jaarsalaris, wat de hoogte van het percentage is (standaard 25%). De bemiddelingsvergoeding zal in alle gevallen tenminste € 9.000 per Opdracht zijn.
  2. De bemiddelingsvergoeding is verschuldigd in drie delen: op het moment dat de Opdrachtgever de opdracht verstrekt en Secretarius deze aanvaardt: twee tiende deel (5%-punten in geval van de standaardfee van 25%) van de overeengekomen fee, bij presentatie van de shortlist van benoembare kandidaten: vier tiende (10%-punten in geval van de standaardfee van 25%) van de overeengekomen fee en bij het voor zich, middels en/of voor derden aangaan van een arbeidsverhouding van welke aard dan ook met één van de voorgedragen kandidaten: de laatste vier tiende (10%-punten in geval van de standaardfee van 25%) van de overeengekomen fee. De Opdrachtgever stelt ten behoeve van de administratie van Secretarius een kopie van de arbeidsovereenkomst tussen Opdrachtgever en Kandidaat ter beschikking, zodra deze door beide partijen getekend is.
  3. Ingeval uit een voorselectie meerdere Kandidaten bij de Opdrachtgever in dienst treden, is de Opdrachtgever gehouden per aangenomen Kandidaat het afgesproken honorarium te voldoen.
  4. Indien de Opdrachtgever binnen een periode van een jaar na introductie door Secretarius van een Kandidaat, met wie de Opdracht niet tot stand is gekomen, een dienstverband aangaat binnen de eigen of daaraan gelieerde ondernemingen, wordt de aldus afgesloten overeenkomst geacht te zijn tot stand gekomen dankzij de inspanningen van Secretarius en is het volledige honorarium verschuldigd.
  5. Indien de Kandidaat met wie de Opdrachtgever een arbeidsovereenkomst is aangegaan deze voor aanvang van het dienstverband opzegt, zonder dat hieraan redelijke aan Opdrachtgever te wijten gronden ten grondslag liggen, continueert Secretarius de Opdracht direct zonder aanvullende kosten. 
  6. Indien het dienstverband binnen 3 maanden na aanvang, op redelijke gronden door Kandidaat of Opdrachtgever wordt beëindigd, hervat Secretarius de Opdracht direct. De Opdrachtgever is dan alleen eventuele additionele kosten, als vermeld in artikel 9, verschuldigd
  7. Als redelijke gronden zoals bedoeld in artikel 6.6 worden niet beschouwd: bedrijfsverhuizing, reorganisatie, functiewijziging en/of overige wijzigingen die ten tijde van aanvaarding van het dienstverband door de (eerste) Kandidaat niet bij Secretarius bekend waren. In dit geval is Opdrachtgever het volledige honorarium verschuldigd.
  8. Secretarius werkt op voorwaarde van exclusiviteit. Indien deze exclusiviteit wordt geschonden staat het Secretarius vrij de opdracht te beëindigen. In dit geval is Secretarius gerechtigd een vergoeding van tenminste € 4.500 in rekening te brengen. In geval zich, nadat Secretarius de opdracht voor het invullen van de werving- en selectieprocedure heeft gekregen, een Kandidaat op andere wijze dan via Secretarius meldt bij Opdrachtgever, wijst Opdrachtgever deze Kandidaat door naar Secretarius en wordt de Kandidaat door Secretarius meegenomen in de procedure. Dit geldt tevens voor interne Kandidaten van Opdrachtgever.
  9. Indien tijdens de lopende procedure de Opdracht door de Opdrachtgever wordt geannuleerd omdat de functie vervalt, via het interne, een eigen of ander kanaal wordt ingevuld, dan berekent Secretarius een fixed fee van € 4.500.
  10. Indien de Opdrachtgever tijdens de procedure wijzigingen aanbrengt in het profiel zoals overeengekomen, dan is Secretarius gerechtigd de Opdracht als een nieuwe Opdracht te beschouwen.

7. vergoeding interim

  1. Tenzij anders vermeld, geschieden alle prijsopgaven onder voorbehoud van prijswijziging.
  2. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zullen de door Kandidaat van Secretarius te verrichten interim werkzaamheden door de Opdrachtgever vergoed worden op basis van aan de interim werkzaamheden bestede uren.
  3. Secretarius heeft het recht de uurtarieven in ieder geval tweemaal per jaar (in januari en juli) aan te passen. 
    Uurtarieven worden vastgesteld per Opdracht.
  4. Afspraken betreffende tariefverlaging en/of tariefstijging zijn alleen bindend na schriftelijke aanvaarding door Secretarius.
  5. Indien de Kandidaat van Secretarius met wie de Opdrachtgever een overeenkomst van opdracht is aangegaan deze voor aanvang van de interim periode opzegt zonder gerechtvaardigde reden die aan de Opdrachtgever is te wijten, continueert Secretarius de Opdracht direct zonder aanvullende kosten door voor passende vervanging te zorgen. De Opdrachtgever geeft Secretarius hier 5 werkdagen de gelegenheid toe. Mocht het binnen die periode niet lukken een geschikte kandidaat te plaatsen, is Opdrachtgever gerechtigd zelf dan wel via derden de interim positie in te vullen.
  6. Indien de samenwerking binnen de looptijd van de overeenkomst van opdracht door de Kandidaat van Secretarius of door de  Opdrachtgever wordt beëindigd, zal een opzegtermijn van twee weken in acht worden genomen. 

8. meer/minderwerk

  1. Secretarius is slechts verplicht tot het uitvoeren van die werkzaamheden die uitdrukkelijk zijn vermeld in de opdrachtbevestiging, dan wel die daarnaast door Secretarius zijn bevestigd.
  2. Alle wijzigingen in de in de Opdracht vermelde werkzaamheden, hetzij door een bijzondere Opdracht van de Opdrachtgever, hetzij veroorzaakt doordat de verstrekte gegevens niet in overeenstemming zijn met de werkelijke uitvoering van de Opdracht dan wel anderszins, behoren, wanneer daaruit meer kosten ontstaan, beschouwd te worden als meerwerk en voor zover daaruit minder kosten ontstaan als minderwerk.
  3. Meerwerk zal worden berekend op basis van de prijsbepalende factoren die gelden op het moment dat het meerwerk wordt verricht. Minderwerk zal worden verrekend op basis van de bij het sluiten van de overeenkomst geldende prijsbepalende factoren.

9. overige kosten

  1. Alle door Secretarius in het kader van de uitvoering gemaakte kosten zijn voor rekening van Secretarius behoudens:
    • reis- en verblijfkosten van Kandidaten;
    • kosten die specifiek, op verzoek en na akkoord van de Opdrachtgever, voortvloeien uit de betreffende Opdracht;
    • kosten verbonden aan advertentieopmaak en de volledige kosten van de (offline en/of online) plaatsing van een advertentie.

10. betaling

  1. Betaling van een door Secretarius aan  de Opdrachtgever verzonden factuur dient plaats te vinden binnen 15 dagen na factuurdatum. De op de bankafschriften van Secretarius aangegeven valutadag is bepalend en wordt derhalve als betaaldag aangemerkt.
  2. Indien enig factuurbedrag of enige voorschotnota onbetaald is gebleven, heeft Secretarius het recht verdere werkzaamheden op te schorten tot algehele betaling van het verschuldigde op de overeengekomen wijze heeft plaats gevonden.
  3. Ingeval van een gezamenlijk gegeven Opdracht zijn de Opdrachtgevers, voor zover de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke Opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het factuurbedrag.
  4. De in bepaling 10.1 vermelde betalingstermijn is een fatale termijn. De Opdrachtgever is derhalve zonder ingebrekestelling in verzuim bij het verstrijken van deze betalingstermijn.
  5. Zodra de Opdrachtgever in verzuim is, heeft Secretarius aanspraak op vergoeding van een vertragingsrente van 1,5% per dag, ofwel naar haar keuze de wettelijke handelsrente, vanaf  factuurdatum tot en met de dag van de volledige betaling over het nog openstaande bedrag inclusief BTW.
  6. Alle (buiten)rechtelijke kosten vallende onder de inning van enig door de Opdrachtgever verschuldigd bedrag, zijn voor rekening van de Opdrachtgever met een minimum van 15% over het alsdan (gerechtelijk) te innen bedrag.
  7. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

11. Ontbinding en opschorting

  1. Indien de Opdrachtgever in verzuim is met enige uit kracht der wet, deze voorwaarden, dan wel de overeenkomst op hem rustende verplichting, heeft Secretarius het recht, zulks geheel te harer keuze, de overeenkomst te ontbinden door zulks in een schriftelijke verklaring aan de Opdrachtgever kenbaar te maken, dan wel haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst op te schorten, zulks onverminderd de rechten voor Secretarius op volledige schadevergoeding.
  2. In gevallen dat de Opdrachtgever:
    • in staat van faillissement wordt verklaard, tot boedelafstand overgaat, een verzoek tot surséance van betaling indient, dan wel beslag op het geheel of een gedeelte van zijn eigendom wordt gelegd;
    • komt te overlijden of onder curatele wordt gesteld;
    • overgaat tot staking of overdracht van zijn bedrijf of een belangrijk gedeelte daarvan, daaronder begrepen de inbreng van zijn bedrijf in een rechtspersoon of personenvennootschap, dan wel overgaat tot wijziging in de doelstellingen van zijn bedrijf;
      heeft Secretarius de bevoegdheid om de nakoming van haar verplichting (geheel of gedeeltelijk) op te schorten totdat de Opdrachtgever zekerheid voor de nakoming van zijn verplichtingen heeft gesteld.

12. aansprakelijkheid

  1. Secretarius neemt bij aanvaarding en uitvoering van de Opdracht voor Opdrachtgever een inspanningsverplichting op zich. Opdrachtgever is altijd eindverantwoordelijk voor de definitieve aanstelling van de Kandidaat.
  2. Secretarius aanvaardt generlei aansprakelijkheid voor schade, van welke aard dan  ook, die de Opdrachtgever, werknemers van de Opdrachtgever of derden mochten lijden als gevolg van een onrechtmatige daad, wanprestatie of het (dis)functioneren van de door Secretarius voorgedragen Kandidaat.
  3. Secretarius is slechts aansprakelijk voor de directe schade die Opdrachtgever lijdt, die een gevolg is van bewezen grove nalatigheid of opzet van Secretarius. Secretarius is jegens Opdrachtgever en/of derden niet aansprakelijk voor enige andere schade van welke aard dan ook, daaronder begrepen bedrijfsschade, gevolg- of indirecte schade, ongeacht ten gevolge van welke oorzaak, onzorgvuldigheid of verzuim die schade mocht zijn ontstaan. Opdrachtgever vrijwaart Secretarius voor alle aanspraken van derden ter zake van door deze geleden schade uit welke oorzaak dan ook.

13. overmacht

  1. Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van partijen onafhankelijke c.q. onvoorziene omstandigheid waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs door de Opdrachtgever niet meer van Secretarius kan worden verlangd. Onder overmacht wordt in ieder geval begrepen: werkstaking, bovenmatig ziekteverzuim van het personeel van Secretarius dan wel door haar ingehuurde freelancers, transportmoeilijkheden, brand, overheidsmaatregelen, et cetera, waardoor Secretarius haar verplichtingen jegens de Opdrachtgever niet (meer) kan nakomen.
  2. Indien zich een overmacht-situatie voordoet, is Secretarius niet (meer) in verzuim en is Secretarius gerechtigd om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten indien en voor zover er sprake is van een tijdelijke onmogelijkheid tot nakoming van haar verplichtingen. Ingeval van overmacht heeft de Opdrachtgever geen recht op schadevergoeding.
  3. Secretarius is gerechtigd betaling te vorderen van die prestaties die bij de uitvoering van de betreffende overeenkomst zijn verricht, voordat de overmacht zich voordeed.

14. vrijwaring

  1. De Opdrachtgever vrijwaart Secretarius voor schade ontstaan aan persoon of goed van haar medewerkers indien deze op locatie (het bedrijf van de Opdrachtgever of een overeengekomen locatie elders) is ontstaan.
  2. De Opdrachtgever vrijwaart Secretarius voorts ter zake van aanspraken van derden met betrekking tot schade ontstaan in verband met de uitvoering van een overeenkomst, voor zover de betreffende aanspraken zouden zijn beperkt/uitgesloten indien en doordat Secretarius zich tegenover die derden op de beperking/uitsluiting van aansprakelijkheid ingevolge deze voorwaarden zou kunnen beroepen indien die derden als Opdrachtgever de betreffende overeenkomst met Secretarius hadden gesloten.
  3. Onder derden als bedoeld in het vorige lid worden onder meer begrepen personeel in dienst van de Opdrachtgever en andere (rechts)personen waarvan de Opdrachtgever bij de uitoefening van zijn werkzaamheden gebruik maakt.
  4. De Opdrachtgever vrijwaart Secretarius voor inbreuken op de privacy van door Secretarius aan Opdrachtgever voorgestelde kandidaten, voorzover Secretarius door die kandidaten aansprakelijk wordt gehouden voor inbreuken op hun privacy waarvoor de Opdrachtgever verantwoordelijk is.

15. klachten

  1. Eventuele klachten worden door Secretarius slechts in behandeling genomen indien de Opdrachtgever binnen acht dagen na ontdekking van het gebrek in haar dienstverlening, dan wel binnen acht dagen nadat de Opdrachtgever het gebrek in haar dienstverlening redelijkerwijze had behoren te ontdekken, Secretarius daarvan onmiddellijk schriftelijk in kennis heeft gesteld, onder een nauwkeurige opgave van de aard en de grond van de klachten alsmede wanneer en op welke wijze het gebrek in haar dienstverlening is geconstateerd.
  2. Klachten over facturen dienen eveneens schriftelijk te worden ingediend en wel binnen acht dagen na verzenddatum van de facturen.
  3. Na het verstrijken van deze termijn(en) wordt de Opdrachtgever geacht de geleverde diensten respectievelijk de verzonden facturen te hebben goedgekeurd. Alsdan worden klachten niet meer door Secretarius in behandeling genomen.
  4. Het indienen van een klacht ontslaat de Opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen ten opzichte van Secretarius.

16. toepasselijk recht en forumkeuze

  1. Op alle Opdrachten tussen Secretarius en Opdrachtgever waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
  2. Alle geschillen waaronder begrepen die welke slechts door een partij als zodanig worden beschouwd, voortvloeiende uit of verband houdende met de overeenkomst waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, of betreffende voorwaarden zelf en haar uitleg of uitvoering, zowel van feitelijke als juridische aard, zullen worden beslecht door de bevoegde rechter te Amsterdam, zulks voor zover de wettelijke bepalingen dit toestaan.
  3. Het in bepaling 16.2 bepaalde laat het recht van Secretarius onverlet het geschil voor te leggen aan de volgens de normale competentieregels bevoegde Burgerlijke Rechter, danwel, indien daarover met de Opdrachtgever binnen één week na een daartoe strekkend voorstel van Secretarius overeenstemming kan worden bereikt, te laten beslechten middels arbitrage of bindend advies.