PRIVACY & COOKIES
Wij respecteren de privacy van onze website bezoekers en kandidaten die zich via onze website inschrijven. Het verzamelen, verwerken en beschermen van persoonsgegevens acht Secretarius van groot belang en rekent dit tot haar verantwoordelijkheid. Uiteraard zorgen wij ervoor dat alle persoonlijke informatie die u ons verschaft, vertrouwelijk wordt behandeld.
Secretarius B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking en is gevestigd aan de Van Heenvlietlaan 200, 1083 CM in Amsterdam.
DOELEINDEN EN RECHTSGRONDEN VAN DE GEGEVENSVERWERKING
Secretarius verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- voor het in behandeling nemen van uw aanmelding, inschrijving of sollicitatie;
- voor het beoordelen van uw geschiktheid en beschikbaarheid in verband met de bemiddeling naar één of meerdere opdrachtgevers;
- het inwinnen van informatie bij de door u opgegeven referenties;
- voor het aangaan van een bemiddelingsrelatie met u als kandidaat inclusief het onderhouden van deze relatie in het kader van carrière perspectief en het uitvoeren van administratieve activiteiten;
- om u voor te dragen bij potentiële opdrachtgevers;
- ten behoeve van het aangaan en de uitvoering van een overeenkomst met een opdrachtgever;
- voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling inclusief het organiseren van bijeenkomsten, opleidingen en trainingen die aansluiten bij uw vaardigheden en interesses;
- voor het uitvoeren van assessments of integriteitsonderzoeken;
- wanneer u contact opneemt met Secretarius. Dit contact kan telefonisch zijn, maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via e-mail benadert, ons contactformulier invult, meedoet aan onderzoeken, als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of als u ons via social media benadert;
Bovenstaande doeleinden worden gebaseerd op de grondslag uitvoering van de overeenkomst of ten behoeve van de precontractuele fase op verzoek van de betrokkene.
- voor de toezending van de door u aangevraagde e-mailnieuwsbrief;
Bovenstaand doeleinde is gebaseerd op de grondslag toestemming van de betrokkene.
- om u te informeren over nieuwe diensten van Secretarius, waarbij Secretarius rekening zal houden met uw voorkeuren en/of interesses;
- voor interne analyses zoals het verbeteren van onze website, de ontwikkeling van nieuwe diensten of marktonderzoek en voor het opstellen van managementinformatie.
Bovenstaande doeleinden worden gebaseerd op de grondslag gerechtvaardigd belang van verwerkingsverantwoordelijke.
ONTVANGERS VAN PERSOONSGEGEVENS
Secretarius kan uw persoonsgegevens aan de volgende categorieën van ontvangers verstrekken:
- Opdrachtgevers in verband met een mogelijke plaatsing;
- Payroll organisatie(s) ten behoeve van het aangaan van de arbeidsovereenkomst en administratieve afhandeling van de arbeidsovereenkomst.
- Uitvoerders van web enabled tests.
BEVEILIGING
Secretarius heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beveiligen en om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Deze maatregelen worden door Secretarius regelmatig geëvalueerd, aangepast en indien nodig geactualiseerd.
De toegang tot uw gegevens is zodanig ingeregeld, dat uitsluitend geautoriseerde medewerkers van Secretarius toegang hebben tot uw gegevens indien zij dit nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.
BEWAARTERMIJNEN
Secretarius hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens de volgende bewaartermijnen:
Financiële gegevens – wettelijke bewaartermijn;
Contactgegevens van sollicitanten – 4 weken na afloop van sollicitatietermijn of ingeval van toestemming 5 jaar.
Gegevens van geplaatste kandidaten – in het kader van carrière perspectief tot het moment kandidaat verzoekt om bemiddeling stop te zetten.
Secretarius verzendt periodiek een e-mail nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief wordt uitsluitend aan u toegezonden, indien u hiervoor voorafgaande toestemming heeft gegeven. Uw toestemming kunt u op ieder moment intrekken door gebruik te maken van de afmeldlink in iedere nieuwsbrief of door een e-mail te verzenden aan [email protected] onder vermelding ‘Afmelden e-mail nieuwsbrief’.
VERZOEKEN TOT INZAGE, RECTIFICATIE, VERWIJDERING VAN GEGEVENS, DATAPORTABILITEIT
Indien u op grond van de privacywetgeving een van uw rechten wenst in te roepen dan kunt u bij Secretarius een verzoek indienen. Secretarius zal ervoor zorgen dat uw verzoek binnen de hiervoor geldende wettelijke termijnen wordt afgehandeld.
Voor inzageverzoeken geldt dat deze uitsluitend door Secretarius in behandeling worden genomen indien het verzoek schriftelijk is gedaan en een kopie ID bewijs is meegezonden. Alleen op deze wijze kunnen wij uw identiteit verifiëren. Aangezien wij geen wettelijke grondslag hebben om uw Burger Service Nummer (BSN) te verwerken, adviseren wij u nadrukkelijk om dit nummer en uw foto op het kopie af te schermen.
Indien uw gegevens feitelijk niet juist zijn, dan kunt u deze gegevens laten corrigeren. Daarnaast hebt u het recht op verwijdering van uw gegevens. Verwijdering van gegevens is uitsluitend mogelijk vanaf het moment dat er geen sprake meer is van het nakomen van (financiële) verplichtingen.
Ingeval u een verzoek doet op uw recht van dataportabiliteit, dan verzoeken wij u bij uw verzoek aan te geven in welke vorm u de gegevens wenst te ontvangen: CSV of Excelbestand.
Bovengenoemde verzoeken kunt u zenden aan Secretarius B.V., Van Heenvlietlaan 200, 1083 KC Amsterdam of [email protected] onder vermelding van “verzoek”. Uw verzoeken worden door ons kosteloos afgehandeld, tenzij een verzoek niet-proportionele kosten met zich meebrengt. In die gevallen behouden wij ons het recht voor de met het verzoek samenhangende kosten bij u in rekening te brengen.
RECHT VAN VERZET
Indien u helemaal geen informatie over (nieuwe) diensten wilt ontvangen, dan kunt u uw gegevens laten blokkeren door een e-mail te sturen aan [email protected] onder opgave van uw volledige adresgegevens en te vermelden “Blokkering”.
SOCIAL MEDIA
Secretarius gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen de dialoog aan met bezoekers over haar organisatie of haar diensten. Het doel hiervan is om nuttige informatie te bieden of om vragen te beantwoorden die via social media kenbaar worden gemaakt. Secretarius volgt hiervoor actief het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter of LinkedIn. Secretarius spant zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of proactief in te gaan op individuele, relevante vragen en om opmerkingen te beantwoorden. Secretarius behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren, kan dan ook geen enkel recht worden ontleend.
Bij het beantwoorden van vragen of bij het geven van reacties, kan Secretarius (persoons-) gegevens vastleggen. Uiteraard zullen deze in overeenstemming met dit Privacy statement worden verwerkt.
KLACHTEN OVER DE OMGANG MET UW PERSOONSGEGEVENS
Indien u van mening bent dat Secretarius in strijd handelt met dit privacy statement, privacy wetgeving of de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan kunt u te allen tijde een klacht bij ons indienen. Uw klacht kunt u zenden aan: Secretarius, [email protected] onder vermelding van “klacht”. Wij nemen uw klacht zo spoedig mogelijk in behandeling.
Daarnaast hebt u tevens de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Bij het beantwoorden van vragen of bij het geven van reacties, kan Secretarius (persoons-) gegevens vastleggen. Uiteraard zullen deze in overeenstemming met dit Privacy statement worden verwerkt.
VRAGEN
Hebt u na het lezen van dit privacy statement nog vragen of opmerkingen, dan kunt u deze sturen naar het volgende e-mailadres: [email protected] onder vermelding van “vraag”.
GEBRUIK VAN COOKIES
Secretarius maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Dit is een klein eenvoudig bestandje met gegevens dat op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of in de sessie van uw browser staat.
COOKIESTATEMENT:
WIJZIGINGEN
Secretarius behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement en Cookiestatement. Wij adviseren u om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht.
Indien Secretarius een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Secretarius uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken in onze nieuwsbrief en door berichtgeving op onze website.