Miranda van Mondfrans heeft iets met bestuurssecretarissen. Met hun karakters, met hun nieuwsgierigheid, en met de zorgvuldigheid en aandacht waarmee ze hun werk doen. Nu haar werving- en selectiebureau Secretarius tien jaar bestaat, maakt ze een tussenbalans op. ‘Als een opdrachtgever tegen mij zegt “ik wil iemand met dit en dit profiel”, denk ik al snel: laten we kijken of we het toch nét iets anders kunnen doen.’
‘Bestuurssecretarissen spreken me aan als type mens’, zegt Miranda, gezeten op het terras van het kantoor van Secretarius in Rotterdam. De opsomming die volgt, klinkt als een regelrechte liefdesverklaring. ‘Het zijn mensen met diepte. Omdat ze niet als eerste zichzelf op de voorgrond plaatsen, kun je ze snel over het hoofd zien, maar vergis je niet. Het zijn geen mensen die zichzelf op de borst kloppen. Ze doen de dingen met aandacht, zijn dienstbaar. Ze kunnen goed situaties lezen. Ze zijn heel open en nieuwsgierig, nemen graag informatie tot zich. Ze zullen nooit zomaar iets doen. Ze zijn geïnteresseerd in mensen en in processen. Ze zijn procesmatig heel goed, ze durven te adviseren en waar nodig tegenwicht te bieden. Ze weten wanneer ze een stap vooruit of achteruit moeten zetten. Ze zijn als het ware groot en klein tegelijk. Allemaal eigenschappen waar ik van houd.’
Wat haar in het bijzonder aanspreekt, is de ethiek van de secretaris. De meeste secretarissen, zegt ze, hebben een sterk ontwikkeld moreel kompas. ‘Een goede secretaris is ook een beetje het geweten van de organisatie. Ze zijn fatsoenlijk. Dat is een beetje een tuttig woord, maar je hebt het wel nodig in dit vak. Ze stellen zichzelf de vraag: is dit het juiste om te doen? De secretaris is iemand die niet eindverantwoordelijk is, maar in de dynamiek van de bestuurskamer wel de beslissers een spiegel voor durft te houden. Degene die zijn hand durft op te steken en te zeggen: zijn we hier nou met het juiste bezig? Het kan allemaal wel, maar deugt het ook? Je kunt niet alles dicht regelen. Dat gebeurt steeds meer, maar de vraag is of je het moet willen. Het gaat om mensen, om gedrag.’
‘Secretarissen zijn fatsoenlijk.
Dat is een tuttig woord,
maar je hebt het wel nodig in dit vak’
Persoonlijke uitdaging
Een bestuurssecretaris die veel indruk op Miranda heeft gemaakt, nog vóór ze Secretarius oprichtte, was die van de Vrije Universiteit in Amsterdam. ‘Iedere keer dat ik haar sprak, dacht ik: wow, wat voor karakter moet je hebben om dit te kunnen. Je weet alles maar je hoort eigenlijk nergens bij. Sterke persoonlijkheden, maar zonder grote ego’s. Door die ene bestuurssecretaris ben ik van dat type mens gaan houden.’
In die tijd, ruim tien jaar geleden, was er nog geen werving- en selectiebureau dat zich exclusief richtte op de bestuurssecretaris. ‘Bestuurssecretarissen werven leek me interessant omdat de secretaris direct naast de bestuurder staat. De secretaris weet: wat komt er aan, wat gaat er in de organisatie gebeuren, hoe wil een bestuur of directie daarin functioneren, hoe is de verhouding met de toezichthouder? Die match maken, de juiste secretaris bij de juiste bestuurder, daarin zat voor mij ook een persoonlijke uitdaging. Het vraagt meer van je. En daarbij: er was nog geen bureau. Het speelveld lag helemaal open. Dat triggert de ondernemer in je.’
‘Het idee dat iets niet zou kunnen slagen,
komt simpelweg niet bij me op’
Expeditie
Een nieuwe markt ontginnen, hoe doe je dat? ‘Een nieuwe onderneming starten is een expeditie’, zegt Miranda. ‘Ik ben niet iemand die maar iets probeert. Ik ben overtuigd van een idee, dat voel ik, en bereid dat vervolgens heel goed voor. Ter voorbereiding spreek je met secretarissen, met bestuurders. Zou dit kunnen slagen? Eenmaal goed voorbereid ben ik er van overtuigd: dit gaat lukken. Het kan een tijd duren, je weet dat je tegenslagen zult ontmoeten, maar dat ik er kom, dat weet ik 100 procent zeker. Dat is een innerlijke overtuiging. Natuurlijk, de wereld kan veranderen, er kunnen schokkende dingen gebeuren, de economie kan tegenzitten. Maar dan nog weet je: beetje links, beetje rechts en je komt er uiteindelijk wel. Veel heb je zelf in de hand. Bestuurssecretarissen, daar zal altijd behoefte aan zijn. Het idee dat zoiets niet zou kunnen slagen, komt simpelweg niet bij me op.’
Verzuchting
Vóór Secretarius bestond, werd de markt vooral bediend door werving- en selectiebureaus voor juristen. ‘Heel veel secretarissen vonden het heel prettig dat er eindelijk een bureau was specifiek voor hun vak’, herinnert Miranda zich van die eerste periode. ‘Dat was bijna een verzuchting: wat fijn dat jullie er zijn, ik kan gewoon mijn verhaal bij jullie doen, ik hoef jullie niet uit te leggen wat ik nou eigenlijk doe.’
Voor een startende ondernemer met een goed idee komt vroeg of laat het moment dat je denkt: ik heb de wind in de zeilen. Voor Miranda kwam dat ogenblik toen ze gezelschap kreeg van consultant Antje Visser. ‘Met zijn tweeën ben je nieuwsgierig: kunnen we dit terrein ontginnen? En werkende weg krijg je het gevoel dat het slaagt, dat dingen beginnen te lopen. Dat je gesprekken ingaat en nog niet afscheid hebt genomen of je hoort: je krijgt de opdracht. Dat je merkt: opdrachtgevers en kandidaten willen bij ons horen, met ons meereizen op onze expeditie. Er ontstaat een soort karavaan. Ineens kijk je om en denkt: hee, ik heb volgers. Dan hoef je niet meer te acquireren, maar gaat de telefoon. Ineens ben je een speler in de markt. Twee jaar later kwam Floris Wagenaar erbij, en meer recent Frederik Kunst en Victoria Jaberi. Nu staat er een consultantteam waar ik ontzettend blij mee ben.’
Emancipatie
In de tien jaar dat Secretarius nu bestaat, heeft het secretarisvak een enorme emancipatie doorgemaakt. Zelf, zegt Miranda, is Secretarius ook meegegroeid met het vak. ‘Onze eerste slogan was “deugdelijk, standvastig, wijs”. Dat is toch een beetje statig. Nu gebruiken we “de kracht van kennis”. Die slogan past meer bij ons. Er zit openheid en nieuwsgierigheid in. We vergaren kennis over het vak en delen die met onze omgeving, en met onze kandidaten. Wij willen onderdeel zijn van het leven van de secretaris. Zo richten we onze werving ook in. Dat betekent goed luisteren: wat wil je, wat zoek je, in welke fase van je loopbaan zit je, en hoe kunnen wij daar het beste op aansluiten? Dat neem ik heel serieus. Kandidaten zijn voor mij geen product. Ik wil doen wat op dat moment in hun loopbaan het juiste is. Ze op de juiste plek zetten, en eigenlijk zelfs iets meer. Ze uitdagen, triggeren, een beetje uit hun comfortzone halen. Iedereen in mijn omgeving is voor mij een partner. Je wilt in elkaar het beste naar boven halen, met elkaar iets moois maken.’
‘Als de CEO een stevige secretaris duldt,
kunnen die twee het beste in elkaar naar boven halen’
Nét iets anders
Bestuurders die op zoek zijn naar een secretaris, ziet Miranda, beginnen vaak aan een wervingstraject met een vast omlijnd beeld wat ze nodig hebben. ‘Als je het gesprek met een bestuurder begint, is de samenwerking met het directieteam en de raad van toezicht altijd goed. Ik probeer altijd te luisteren wat ze tussen de regels door zeggen. Het eerste antwoord is nooit het echte antwoord. Wat zijn de grote uitdagingen voor jouw organisatie, waar liggen de echte behoeftes, wat maakt jou compleet? Zo vormt zich in mijn hoofd een soort plaatje. Wat voor type secretaris zou ik bij deze bestuurder zetten? Iemand die veel tegenwicht geeft, iemand die wat zachter is, een echte verbinder? Bij dat plaatje komen automatisch namen en gezichten op mijn netvlies. Als een opdrachtgever tegen mij zegt “ik wil iemand met dit en dit profiel”, denk ik al snel: laten we kijken of we het toch nét iets anders kunnen doen. Bijvoorbeeld door een aantal kandidaten voor te dragen die precies in het profiel passen, plus ééntje van wie ik zelf denk: die heb jij eigenlijk nodig.’
De goede combinatie van bestuurder en bestuurssecretaris kan een zegen zijn voor de organisatie, ziet Miranda. ‘De perfecte secretaris is iemand aan wie de bestuurder zijn verhaal durft te vertellen, in voorkomende gevallen ook zijn zwaktes durft te laten zien, en iemand van wie de bestuurder iets wil aannemen. Daarin zit voor mij de uitdaging van het maken van de perfecte match. Zo kijk ik. Als de CEO een stevige secretaris in zijn omgeving duldt, kunnen die twee het beste in elkaar naar boven halen. Dat brengt hen zelf heel veel, maar ook de organisatie.’
Van intuïtief naar objectief
Intuïtie is voor Miranda belangrijk bij het maken van de goede match, maar het is ook een valkuil, zegt ze. ‘Ongewild oordeel je heel snel en vul je een match heel snel in op basis van je eigen denkpad. Doordat je denkt zoals je denkt, sta je niet meer open voor andere gezichtspunten. Daarom selecteren we objectief op competenties. Dan ga je minder af op je gevoel. Het brengt meer neutraliteit in het selectieproces, en het verrijkt je manier van kijken. Je zult vaker worden verrast door de keuzes die je op die manier krijgt aangereikt. Het biedt nieuwe perspectieven voor de bestuurder, voor de organisatie, en ook voor de kandidaat, die op deze manier ook een beetje uit de comfortzone stapt.’
Bij objectief selecteren in zijn ultieme vorm ziet de opdrachtgever helemaal geen cv’s meer, enkel een overzicht van competenties die je vraagt en een scorekaart van personen die daarbij passen. Miranda: ‘Iemands hele achtergrond krijg je pas te horen als je eenmaal met elkaar in gesprek bent. We hebben dat traject recent doorlopen met een opdrachtgever uit de zorg. De kandidaat die het is geworden is een totaal andere dan die ze zeiden te willen; iemand die ze zelf nooit zouden hebben bedacht. Onbewust ben je toch al snel op zoek naar iemand die op je lijkt; iemand die bij hetzelfde corps heeft gezeten, uit dezelfde streek komt. Ik zeg: laat je verrassen.’Spannend? Absoluut, zegt Miranda, zeker voor bestuurders. ‘Omdat ze minder grip hebben op hun persoonlijke keuze en het proces, vanuit de gedachte dat ze zelf wel weten wat goed voor ze is. Maar die objectievere manier van kijken kan heel goede kandidaten opleveren. Beleidsadviseurs bijvoorbeeld, die je terzijde schuift als je enkel met je eigen vooringenomenheid kijkt. Zeker in krimpregio’s, waar de spoeling op de arbeidsmarkt dun is, kan het lonen om breder te kijken. Je moet je blijven ontwikkelen, ook in het vak van werving en selectie. Deze methode maakt de kans groter dat je de beste kandidaat op de beste plek zet. En dat is waar het uiteindelijk om draait.’
