De invloed van de secretaris op besluitvorming wordt groter, en de secretaris komt steeds meer tot bloei in de rol van verbinder en adviseur. Daarmee wordt het secretarisvak wel complexer, signaleren zakelijk directeur Laura de Kruijs en programmadirecteur permanente educatie voor de secretaris Yannou Tamis van Governance Academy in Leersum. En de secretarisopleidingen? Die worden minder blauw.
Governance Academy viert in 2025 het twintigjarig bestaan. In 2005 startte het instituut met opleidingen voor commissarissen, vijf jaar later met die voor secretarissen. Achteraf bezien een gouden greep, zegt Laura, want ‘de inzichten van secretarissen hebben onze opleidingen voor bestuurders en commissarissen enorm verrijkt. Het is fantastisch om te horen wat de secretaris allemaal bezighoudt en meemaakt. En we spreken natuurlijk ook veel bestuurders en toezichthouders over het vak en de rol van secretaris. Ik zie ons dus ook echt als ambassadeur van het secretarisvak.’
Ambassadeur van het vak – in dat licht past ook het Nationaal Secretarissen Onderzoek dat Governance Academy eens in de vijf jaar doet; vorig jaar voor de derde keer. De uitkomsten van de vragenlijst, ingevuld door honderden secretarissen, laat zien dat de rol van de secretaris als verbinder groeit, net als de invloed die de secretaris heeft op de besluitvorming.
Meer over de uitkomsten is terug te vinden in het kader onderaan het interview
Gecompliceerder
De uitkomsten van het secretarisonderzoek weerspiegelen de steeds toenemende bestuurlijke drukte, en daarmee de alledaagse werkelijkheid van de secretaris. ‘Besturen wordt steeds moeilijker in deze tijd’, zegt Yannou. ‘En als besturen moeilijker wordt, dan wordt toezichthouden moeilijker en wordt ook het secretarisvak gecompliceerder. Neem thema’s als integriteit en sociale veiligheid, waar heel veel bestuurders in hun organisatie tegenaan lopen en waar in de media veel aandacht aan wordt besteed – het zorgt er allemaal voor dat je intern procedures strakker moet hebben geregeld, dat je moet zorgen voor de naleving ervan, en bij dat soort dingen is de secretaris een belangrijke spin in het web.’
‘De secretaris onderhoudt steeds meer verbindingslijnen, binnen de organisatie maar ook daarbuiten’, vult Laura aan. ‘En daarmee wordt je werk complexer. Het is vaak al lastig genoeg om zowel een raad van bestuur als de raad van toezicht te ondersteunen. Nog meer lijnen onderhouden, dat vraagt om heel veel sensitiviteit. En om tijd. Uitdaging nummer één voor elke secretaris is: hoe ga ik om met mijn tijd. Het hoort bij het vak dat er van alles op je afkomt, maar je ziet wel dat het takenpakket van de secretaris steeds verder groeit. Dit leeft heel erg onder secretarissen: hoe leer ik omgaan met alle aspecten van mijn vak in de tijd die ik heb?’
Je rol afkaderen
Omgaan met dit soort dilemma’s is een belangrijk onderdeel van de secretarisopleidingen bij Governance Academy. Secretarissen hebben daarbij veel aan elkaar, zegt Laura. ‘Het is fijn om van collega’s te horen hoe ze hun werk hebben georganiseerd, hoe ze hun rol begrenzen en hoe je daar zelf grip op kunt krijgen. Het begint er natuurlijk mee dat je je rol helder afkadert: dit is mijn functie, dit zijn mijn taken en verantwoordelijkheden. Neem zelf het initiatief, laat het je niet overkomen.’
‘Ga het gesprek aan met je bestuursvoorzitter’, adviseert Yannou. ‘Dat is het allerbelangrijkste. Neem die mee in waar je allemaal mee bezig bent. Je kunt een bestuurder zeker vragen “wat wil jij?” maar juist voor een secretaris is het heel belangrijk om te zeggen “wat wil ik?” of “wat heb ik nodig?”. Dat is de les die ik zelf heb meegenomen uit mijn tijd als bestuurssecretaris. Anders word je zo meegenomen in de waan van de dag en ben je zo beschikbaar voor iedereen dat het blauwe werk in het gedrang komt, terwijl dat toch je primaire verantwoordelijkheid is als secretaris.’
‘Wij vinden dat je als secretaris altijd in gesprek moet zijn over je rol’, zegt Laura. ‘Voor de bestuurder is het heel gebruikelijk om met de raad van toezicht te reflecteren op de eigen rol, maar als secretaris moet je zelf het initiatief nemen om dat gesprek te voeren. Komt er een nieuwe bestuurder of een nieuw RvT-lid, realiseer je dat je dan een moment hebt om weer met elkaar in gesprek te gaan over je rol. Of organiseer jaarlijks een moment met je bestuurder.’
‘Vaak is er niet eens een goede
functieomschrijving van de secretaris’
Codes en reglementen
Wat kan helpen, zegt Laura, is het duidelijk vastleggen van de rollen en verantwoordelijkheden van de secretaris. In de praktijk ontbreekt het daar nog wel eens aan, constateert ze. ‘In de corporate governance code staat de secretaris wel genoemd, maar in andere, sectorspecifieke codes zie je hem niet terug. Dat vind ik persoonlijk een gemiste kans. Het enkele feit dat je een rol benoemt, zegt al iets over het belang dat je er aan toekent. Ik zou zeggen: neem de formulering in de corporate governance code als basis. Wat je vervolgens als secretaris kunt doen, is bijvoorbeeld met je raad van toezicht en je bestuur in je statuten vastleggen dat er een secretaris is en dat de RvT goedkeuring moet geven voor het benoemen en ontslaan van de secretaris, en in de reglementen de rol en taken van de secretaris meer specificeren. Dat geeft houvast en mandaat.’
Praktischer, maar daarom niet minder belangrijk, is de functiebeschrijving. Laura: ‘Wij zien vaak dat er niet eens een goede, actuele functieomschrijving is van de secretaris. Alleen dat al helpt enorm. Ook als je al bent aangesteld, kun je als secretaris zeggen: “Ik wil een functieomschrijving”. Die kun je dan aan anderen laten zien, en ook dat helpt om je rol in te kaderen.’
‘Ons onderzoek laat zien dat
secretarissen een groeiende
invloed hebben op de besluitvorming’
Spreken en zwijgen
Wat er ook over je functie op papier staat, het is altijd zaak om helder voor ogen te houden voor wie je er zit. ‘Zelfs met de titel bestuurssecretaris die zo duidelijk lijkt, is het goed om het daar over te hebben’, zegt Yannou, ‘want de praktijk kan heel verschillend zijn.’
Laura wijst op de groeiende rol van de secretaris als verbinder en alle relaties die de secretaris daarbij onderhoudt. Die maken het des te noodzakelijker om je onafhankelijkheid te bewaken. ‘Je moet goed weten wanneer je kunt spreken en wanneer je moet zwijgen. Daar moet je transparant over zijn: hierover kan ik met jou praten en hierover niet. Ik ken secretarissen die graag met collega’s gaan lunchen, maar die daar niet willen praten over het werk. Ons onderzoek laat zien dat secretarissen een groeiende invloed hebben op de besluitvorming. Net als bij bestuurders en toezichthouders zouden jouw persoonlijke relaties en belangen daarin geen rol moeten spelen. Blijf daar dus scherp op.’
AI en efficiency
Een van de ontwikkelingen die de secretaris kan helpen om het overzicht te houden in de steeds toenemende drukte is AI. Ook in de secretarisopleiding hebben AI-toepassingen tegenwoordig een plek, zegt Laura. ‘AI kan je helpen je werk efficiënter te doen, bijvoorbeeld door je mails te analyseren en een samenvatting te geven: dit is wat Pietje Puk van je wil, in drie bullets, en deze acties horen daarbij. Bam, dat is winst. Een presentatie maken of een goede oplegger voor jouw RvT – als je er een beetje geoefend in bent, heeft AI je ontzettend veel te bieden. Ik zou elke secretaris zeggen: zoek je onderzoekende ik op en probeer het gewoon eens met niet-vertrouwelijke informatie om te ontdekken: wat is het en wat kan het?’
Yannou: ‘Of je AI je besluiten mee laat formuleren of niet, uiteindelijk zal elke secretaris zelf even kijken of AI het goed heeft gedaan. Je werk wordt anders, maar de secretaris wordt pas overbodig als AI ook besturen overbodig maakt.’
Laura: ‘Ons secretarisonderzoek laat zien dat de secretaris zichzelf steeds meer ziet in de rol van adviseur en inhoudelijk sparringpartner. Als je AI een deel van het blauwe werk kunt laten doen, biedt dat ruimte om die rol te pakken.’
‘Wij vinden dat je als bestuurssecretaris
altijd in gesprek moet zijn over je rol’
Ongemak benoemen
Een andere ontwikkeling die doorwerkt in de secretarisopleiding is het benoemen van ongemak in de bestuurskamer, zegt Laura. ‘Als je mij vraagt wat trends zijn in governance, dan is het wel dat ongemak steeds meer wordt opgevat als een signaal: hier moeten we iets mee. Als secretaris kun je daar een rol in spelen door de dynamiek tussen mensen goed in de smiezen te houden. Als je met elkaar het gesprek voert en iedereen voelt dat er iets in de lucht hangt, kun jij dat oppikken en benoemen. Een bestuurder zit op zo’n moment volledig in de inhoud en kan dingen missen. De secretaris is vaak heel sensitief en staat er toch net iets verder van af. Dan kun je, niet in de vergadering maar bijvoorbeeld na afloop, het er met je bestuurder over hebben wat er precies gebeurde, wat dat met je doet en hoe je ermee om kunt gaan. Daarover gaat het ook vaak in de opleiding.’
Op die manier evolueren de opleidingen mee met de actuele ontwikkelingen in het vak. Het procedurele deel van het werk wordt in de opleiding minder prominent, terwijl andere rollen van de secretaris – die van verbinder, adviseur en vertrouwenspersoon – belangrijker worden. ‘Veel secretarissen hebben nauwelijks blauwe leerdoelen’, zegt Yannou.
De secretaris die groeit in de eigen rol, de opleidingen die daarop inspelen – het is een wisselwerking die voor het secretarisvak werkt als een olievlek, zegt Laura. ‘Als je als bestuurder één keer hebt mogen werken met een goede secretaris, wil je niet anders meer. Omgekeerd geldt hetzelfde natuurlijk ook voor een secretaris: als die één keer zijn rol op een heel mooie manier heeft ingevuld en die komt vervolgens terecht in een organisatie waar die ruimte er niet is, dan gaat die natuurlijk ook verder kijken.’
Kader
De secretaris als verbinder
In 2024 publiceerde Governance Academy de derde editie van het Nationaal Secretarissen Onderzoek. In totaal 358 secretarissen vulden de vragenlijst in, het merendeel (83 procent) uit de semi-publieke sector. Enkele bevindingen:
– ten opzichte van het vorige onderzoek (2019) is de secretaris gemiddeld meer gaan verdienen. Van de respondenten verdient 67 procent tussen de 4000 en 8000 euro per maand; in 2019 was dit 61 procent.
– secretarissen hebben vaker alleen de functie van secretaris binnen de organisatie. In 2019 was 41 procent enkel secretaris; in 2024 44 procent.
– de rol van de secretaris als verbinder wordt belangrijker. Vergeleken met 2019 besteedden de respondenten ongeveer evenveel tijd aan de contacten met de voorzitters van RvB en RvC, maar meer aan het senior management en aandeelhouders.
– secretarissen vinden dat hun invloed op de besluitvorming binnen RvB en RvC toeneemt, en ook op de inhoud en cultuur van de governance in de organisatie.
Benieuwd naar het hele onderzoek. Kijk dan op de publicatiepagina van Governance Academy.
Wil je groeien in je secretarisrol? Bekijk hier de secretarisopleidingen van Governance Academy.
