‘Secretaris is op zichzelf al een vak apart. Je bent een spin in het web en je moet ervoor zorgen dat alles op het juiste moment gebeurt en in de juiste samenhang’, zegt
Katinka Boekhorst, bestuurssecretaris en hoofd bestuurszaken bij bpfBOUW, het pensioenfonds voor de bouw. ‘Maar in de pensioensector is de complexiteit van het vak extra groot’, stelt haar collega Solange Denters, secretaris van het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht van bpfBOUW.
‘In een gewone corporate omgeving heb je een bestuur en een raad van commissarissen. Daar blijft het meestal bij’, zegt Katinka. ‘In de pensioensector heb je met extra organen te maken. Er is niet alleen een bestuur, maar ook nog een raad van toezicht en een verantwoordingsorgaan. Daarnaast heb je te maken met externe toezichthouders. Dat samenspel zorgt ervoor dat je als secretaris een ingewikkelde functie hebt. Je moet alles in de gaten houden, zorgen dat de processen goed lopen, dat de besluitvorming goed wordt vastgelegd en dat alle gremia op tijd aan bod komen.’ Solange zegt: ‘En we hebben ook te maken met uitbestedingspartijen die werkzaamheden voor het pensioenfonds doen, zoals onze pensioenuitvoerder APG en Bouwinvest die onze vastgoedinvesteringen doet. Het is een dynamische omgeving.’ Ook heeft een pensioenfonds te maken met vakbonden en werkgeversorganisaties. ‘De sociale partners geven het fonds de opdracht om de pensioenregeling uit te voeren, dus zij zijn voor ons ook belangrijke stakeholders’, aldus Katinka.
Verschillende rollen
Terwijl Katinka secretaris is van het pensioenfondsbestuur, is Solange secretaris van de raad van toezicht en van het verantwoordingsorgaan, een wettelijk verplicht orgaan waarin vertegenwoordigers van de werkgevers, (ex-)werknemers en gepensioneerden zitting hebben. Het verantwoordingsorgaan heeft een controlerende en adviserende rol en fungeert als een belangrijk onderdeel van het governanceframework van een pensioenfonds. ‘Je kunt de rollen van secretaris van het bestuur, het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht niet bij één persoon beleggen’, aldus Solange. ‘Elk gremium heeft zijn eigen rol. Je kunt niet tegelijkertijd het ene gremium bedienen en het andere ook. Om het zuiver te houden hebben we het opgeknipt.’ Katinka deelt die mening. ‘Rolzuiverheid is belangrijk. Solange en ik zijn daar heel scherp op. We challengen elkaar: dit is jouw rol en dit is mijn rol. Maar we kijken ook hoe we dingen het beste voor elkaar kunnen krijgen voor het fonds en de deelnemers. We hebben allebei hetzelfde doel voor ogen.’
Afstemming
Elke maandag overleggen Katinka en Solange met elkaar. ‘Dat is ons vaste contactmoment’, vertelt Solange. ‘Maar tussendoor spreken we elkaar ook veel. Het is belangrijk om zaken samen af te stemmen.’ ‘Daardoor loopt alles soepel en komen we niet voor verrassingen te staan’, zegt Katinka. ‘Dat je niet denkt: o, had ik maar geweten dat dit punt in het bestuur of in een ander gremium op tafel zou komen.’ Als voorbeeld noemt Solange de (her)benoeming van een lid van de raad van toezicht. Het bestuur (her)benoemt het lid van de raad van toezicht. Maar voordat het tot een benoeming komt, toetst de commissie algemene zaken of het lid nog voldoet aan het functieprofiel en zal het verantwoordingsorgaan de herbenoeming bevestigen. Ook moeten bij een herbenoeming De Nederlandsche Bank (DNB)en de Autoriteit financiële markten (AFM) – de externe toezichthouders in de pensioensector – geïnformeerd worden. ‘Er zijn verschillende processtappen, er is een tijdpad. Dan ga je terugrekenen. Wanneer wordt het behandeld in het bestuur, welke commissies moeten er vooraf naar kijken, hoeveel tijd heeft elke stapnodig?’
Katinka zegt: ‘Per 1 juli komt er een nieuw verantwoordingsorgaan. Dat is een complex proces, waarin ook onze uitvoerder APG een rol speelt. We zijn er al maanden mee bezig. Samen zorgen wij ervoor dat alles soepel en tijdig verloopt.’
Nieuwe pensioenwet
Sinds de invoering van de Wet toekomst pensioenen, op 1 juli 2023, gelden er in Nederland nieuwe regels voor pensioen. Pensioenfondsen moeten uiterlijk op 1 januari 2028 overstappen naar deze nieuwe regels. BpfBOUW heeft de overstap op 1 januari 2026 gemaakt. ‘Daar hebben we het staartje van meegemaakt’, zegt Katinka. Zij werkt sinds maart 2025 bij het fonds en Solange sinds september 2025. De overstap betekende extra bestuursvergaderingen en ook meer werk voor de raad van toezicht en het verantwoordingsorgaan. Ook was voor de overstap een speciaal team samengesteld dat vrijwel dagelijks vergaderde. ‘Er werd continu getest en er werden voortdurend berekeningen gemaakt. Het was een enorme operatie’, vertelt Katinka.
Extra werk
Bij de overgang naar de nieuwe pensioenregels hebben sociale partners en pensioenfondsbesturen ieder hun eigen wettelijke taken. In het kort komt het erop neer dat de sociale partners de inhoud van de pensioenregeling bepalen en dat het fonds de regeling uitvoert. Hiervoor is nauwe samenwerking noodzakelijk tussen het pensioenfondsbestuur en de sociale partners, maar ieder heeft wel zijn eigen verantwoordelijkheid. Als secretarissen vervulden Katinka en Solange hun reguliere rol. ‘Maar omdat de workload heel hoog werd, is PwC gevraagd daar een rol in te spelen’, zegt Katinka. ‘Op de juiste momenten moesten in de juiste gremia de juiste keuzes worden gemaakt. Daarin hebben zij ons ondersteund.’ Momenteel is het pensioenfonds bezig met de afronding van de overstap. Per 1 juli 2026 moeten de deelnemers van het fonds (werknemers en gepensioneerden) hun definitieve transitieoverzicht ontvangen: hoe ziet hun pensioen eruit in de nieuwe regeling.
Veranderingen
‘De afgelopen periode waren veel bestuurders zo intensief betrokken bij de overstap dat ze vaak ook op operationeel niveau bezig waren’, aldus Katinka. ‘De komende tijd gaan we extra aandacht besteden aan de rollen. Wat is de relatie tussen bestuur, verantwoordingsorgaan, raad van toezicht en bestuursbureau? Dat gaan we weer strak trekken.’ Solange vertelt dat er voor de raad van toezicht en het verantwoordingsorgaan statutair niets veranderd is, maar in de uitvoering wel. Als voorbeeld noemt ze de dekkingsgraad, die de verhouding tussen het vermogen en de (toekomstige) verplichtingen van een pensioenfonds aangeeft. In het oude pensioenstelsel was dit de graadmeter voor de financiële gezondheid van een pensioenfonds. ‘In de nieuwe regeling bestaat de dekkingsgraad niet meer. Wat wordt dan je controlemechanisme? Waar moet het verantwoordingsorgaan bij de controle van het bestuur op letten? Hoe gaan we daarmee om? Dat zijn nieuwe vragen waarmee we te maken krijgen.’
Kennis en ervaring
Als secretarissen zijn ze verantwoordelijk voor het proces. De overstap naar de nieuwe pensioenregeling bracht nieuwe processtappen met zich mee. Hoe kregen zij die in de vingers? En hoe zorgden zij ervoor dat ze voldoende comfort voelden bij zoveel nieuws? ‘We hebben ervaring’, zegt Solange. ‘En we hebben veel kennis om ons heen, bijvoorbeeld bij ons bestuursbureau en onze uitvoerder APG.’ Katinka vult aan: ‘En we hebben een bestuur met zeer kundige bestuurders. Die laten het niet na om onderweg wat tips te geven. Onze omgeving houdt ons scherp en wij houden elkaar ook scherp.’ Voor geen van beiden is de pensioensector nieuw. Katinka werkte eerder voor de branchevereniging voor de kappers. Daar was zij verantwoordelijk voor het sociale beleid, waaronder de cao-onderhandelingen en het pensioen. Ook was ze 12 jaar lang bestuurder van het bedrijfstakpensioenfonds van de kappers. Solange, die via Secretarius bij bpfBOUW terechtkwam, werkte als consultant in de pensioensector. Zij werkte onder andere voor pensioenfondsen in het Caribisch gebied, voor het ondernemingspensioenfonds van Akzo en het bedrijfstakpensioenfonds Metalektro.
Maatschappelijke relevantie
Zouden ze hun werk kunnen doen zonder pensioenachtergrond? Solange zegt: ‘Het helpt enorm als je weet waar het over gaat. Als je in een vergadering zit en het proces moet begeleiden en je snapt niet wat er besproken wordt, heb je het lastig. Dit is een sector met veel vakjargon en afkortingen.’ Katinka raadt mensen die bestuurssecretaris willen worden in de pensioensector aan eerst een goede opleiding te volgen. ‘Dit is zo’n specifiek werkveld.’ Solange merkt vaak dat de buitenwereld denkt dat de pensioensector saai is. ‘Ze denken dat wij allemaal actuarissen zijn en alleen maar bezig zijn met cijfers. Maar het is juist mensenwerk en het is heel interessant.’ Katinka zegt: ‘En pensioenen zijn maatschappelijk enorm relevant. Je draagt een steentje bij aan het belang van de deelnemers. Dat is voor mij een belangrijke reden om dit werk te doen.’
