Je kunt twintig jaar werken als bestuurssecretaris, maar als je de vraag wordt gesteld wat de functie van secretaris precies inhoudt, kun je nog altijd met de mond vol tanden staan. Helemaal als de vraagsteller een bondig antwoord verwacht. Jaloers kijken we in zo’n geval naar de piloot, de brandweer en de bakker. Vliegen, branden blussen, brood bakken, daar hebben mensen een beeld bij. Maar een secretaris?
Wie moderne organisaties niet van binnenuit kent, heeft bij de secretaris als enig beeld al gauw dat van een schrijver. Verklaarbaar, want als laat-Middeleeuws leenwoord uit het Latijn (afgeleid van secretare, geheimhouder) vinden we het voor het eerst in 1477 in de betekenis van griffier. Lees het maar na in het Chronologisch Woordenboek. De ouderdom en herkomst van onze woorden en betekenissen, pagina 1072, tussen secretarie en secretie in. Adequaat is ook de omschrijving uit 1641 die staat in het Woordenboek der Nederlandsche Taal, 43 banden, samen ruim 3 meter dik, het grootste historische woordenboek ter wereld. ‘Het Ampt … van den Secretaris bestaet … hier inne, dat hy in alle de vergaderingen … tegenwoordich is, omme … alle ‘t gene daer in verhandelt … werdt aen te teyckenen’.
Zo veel werkgevers, zo veel verschillende secretarissen
Maar vraag tegenwoordig aan een willekeurige bestuurssecretaris of directiesecretaris wat hij of zij doet, en nog maar weinigen zullen zeggen: ik doe verslag van vergaderingen. Zeker, veel van het werk van de secretaris draait om de besluitvorming in de bestuurs- en directiekamers. Maar of het maken van een verslag daarbij hoort, hangt af van de organisatie. Iedere werkgever vult de functie van secretaris anders in. Dat heeft te maken met die organisatie zelf en de wensen van bestuurders en toezichthouders, maar ook van de omgeving. In de financiële sector, gebonden aan strenge regels en met twee stevige nationale toezichthouders – De Nederlandsche Bank en de AFM – ziet de rol van de secretaris er heel anders uit dan in de zorg of het onderwijs. Zo veel werkgevers, zo veel verschillende secretarissen.
Natuurlijk zijn er elementen die je in bijna elke functiebeschrijving van de secretaris terugziet. De secretaris bereidt de vergaderingen van de directie of het bestuur voor – en als het een bestuurssecretaris is vaak ook die van de raad van toezicht of de raad van commissarissen. Als de secretaris niet zelf het verslag maakt, dan is hij of zij er in elk geval verantwoordelijk voor dat het goed gebeurt. De secretaris bewaakt de governance, het proces van goede en zorgvuldige besluitvorming. Als die niet volgens de regels loopt, mag je van een goede secretaris verwachten dat die er iets van zegt. Is een besluit eenmaal genomen, dan houdt de secretaris in de gaten of er in de praktijk ook iets van terecht komt. Denk ook eens aan compliance: komen er nieuwe wetten of regelgeving op de organisatie af, dan is het vaak de secretaris die adviseert over de uitwerking daarvan. En niet zelden zien we de secretaris ook optreden als beleidsadviseur die nadenkt over de koers van de organisatie.
Als het erom gaat uit te leggen
wat een goede secretaris precies is,
staat ons vak nog maar aan het begin.
Het ‘geheime’ element
Het ingewikkelde aan het vak van secretaris is dat het zoveel elementen kent die niet eenvoudig te coderen zijn. Een stevige, betrouwbare sparringpartner zijn voor een bestuurder? Stille kracht in de organisatie? Verbindende schakel? Oliemannetje? De goede bestuurssecretaris is het allemaal. Daarbij horen kwaliteiten als onafhankelijk, analytisch, beschouwend, integer en diplomatiek. Maar die woorden, dat is pas het begin. Als het erom gaat uit te leggen wat een goede secretaris precies is, wat iemand tot een goede secretaris maakt en welke normen en gedrag daar bij horen staat ons vak nog maar aan het begin. Het is zoiets als met leraren Duits; grammatica kennen ze allemaal, maar wat die ene leraar die iedereen zich na dertig jaar nog herinnert écht goed maakte, dat hangt ergens in de lucht.
Dat ‘geheime’ element, daar zijn we bij Secretarius nieuwsgierig naar. Wij zijn niet zomaar een werving- en selectiebureau. We verdiepen ons in onze klanten, in hun agenda en hun organisatiecultuur, zodat we hen de bestuurssecretaris kunnen leveren die ze écht nodig hebben. We putten onze kandidaten uit een netwerk van meer dan duizend vakmensen, vast en op interimbasis. We kennen het vak door en door. En juist omdat er zoveel over het vak van secretaris nog ongeschreven is, willen we ook bijdragen aan de ontwikkeling ervan. Kennis delen en verdiepen via netwerkbijeenkomsten, blogs, interviews en meer. Dat maakt ons beter als bureau. Dat maakt onze secretarissen beter. Zodat bestuurders beter dat kunnen doen waar ze voor zijn aangenomen: besturen.
