Verbinding – in het werk van secretaris Ruud Kuhn vind je dat begrip terug in alle lagen. Als secretaris van het Samenwerkingsverband Passend Primair Onderwijs Haaglanden (SPPOH) werkt hij aan verbinding via het verslag, via de vergaderstukken en via het borrelplankje. Wat helpt, is de open verhouding met zijn directeur-bestuurder Irene van Harten. ‘Als Ruud nee zegt, weet ik: nu gaat het ergens over, nu moet ik goed luisteren.’
SPPOH organiseert passend onderwijs voor kinderen die op de basisschool niet vanzelf mee kunnen komen. Dat kan extra ondersteuning op school zijn of, als dat niet volstaat, plaatsing op een school voor speciaal basisonderwijs of speciaal onderwijs. ‘Wij zorgen dat zoveel mogelijk kinderen zo normaal mogelijk onderwijs kunnen krijgen’, zegt Ruud.
SPPOH werkt in de regio Haaglanden voor 200 scholen, met opgeteld 27 schoolbesturen. Op die scholen zitten zo’n 60.000 kinderen, van wie tussen de 5 en 7 procent een vorm van ondersteuning van het samenwerkingsverband nodig heeft. Als een leerkracht en intern begeleider zien dat een kind iets nodig heeft wat de school alleen niet meer kan bieden, kijkt een adviseur van SPPOH samen met school en ouders naar een passende oplossing. ‘Het liefst een extra duwtje op de eigen school’, zegt Irene. ‘Dan blijft het kind in zijn vertrouwde omgeving, met eigen vriendjes en vriendinnetjes.’
Bakens verzet
Tot voor kort vormden schoolbestuurders het bestuur van SPPOH. Dat betekende soms schurende belangen, want het perspectief van de school en dat van het samenwerkingsverband zijn niet altijd gelijk. Sinds september 2023 is Irene directeur-bestuurder, heeft het samenwerkingsverband een onafhankelijke raad van toezicht en zijn de scholen vertegenwoordigd in een “raad van aangeslotenen”.
Wat op het eerste gezicht niet zo spannend klinkt, betekent dat in de praktijk de bakens flink zijn verzet. ‘Voorheen’, schetst Ruud, ‘was de structuur vooral formeel ingericht: er was een bestuur, een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur en de vergaderingen hadden een statisch karakter. Nu hebben we een directeur-bestuurder die integraal eindverantwoordelijk is en een raad van toezicht waar ze verantwoording aan aflegt. In de raad van aangeslotenen kunnen schoolbestuurders nu vanuit hun eigen perspectief veel meer praten over de inhoud. En dat willen ze ook, dat bleek al in de eerste vergadering. Meedenken hoe dat hier in de regio moet: hoe krijgen we kinderen zoveel mogelijk op een reguliere school in hun eigen wijk? En dan niet in een formeel kader aan de hand van een beleidsstuk, maar in een open dialoog over de inhoud. Daar wordt het leuker van. Zeker.’
Irene: ‘Schoolbestuurders willen alle kinderen het best passende onderwijs en de beste ontwikkelingskansen bieden. Dát is hun missie, daar lopen ze warm voor! Daarover willen ze van gedachten wisselen en de uitdagingen bespreken die ze tegenkomen. De raad van aangeslotenen biedt daar ruimte voor.’
‘Ik ben niet van de to do-lijstjes –
ik doe heel veel op gevoel,
ervaring en intuïtie’
Tot in de puntjes
Belangrijk bij zo’n bestuurlijke verandering is zorgvuldigheid in het proces, zegt Irene. En haar secretaris staat daar garant voor, vindt ze. ‘Ruud legt de lat hoog. Als de voorbereiding een acht, een negen of een tien verdient, geeft dat vertrouwen.’
Ruud: ‘Het is cruciaal is om bestuurders, toezichthouders en andere belanghebbenden goed te informeren en voor te bereiden. Vanuit hun rol en perspectief willen ze niet met verrassingen worden geconfronteerd. Vooraf moet duidelijk zijn wat de vraag is en wat de consequenties zijn van een besluit. Daar probeer ik in de vergaderstukken altijd zo volledig mogelijk in te zijn.
Mensen denken daarom vaak dat ik als secretaris heel gestructureerd ben, maar dat klopt niet helemaal. Ik ben niet van de to-do-lijstjes en van het afvinken – ik doe juist heel veel op gevoel, intuïtie en ervaring. En ik heb een ijzeren geheugen.’
Houvast
Irene: ‘Adequaat. Dat woord past heel erg bij Ruud. Ruud gaat van A naar B naar C naar D. Daarbij denkt hij altijd vanuit het bestuurlijk perspectief. Wij zijn een uitvoeringsorganisatie en in mijn rol als directeur beweeg ik altijd naar de scholen en naar de uitvoering. Ruud denkt altijd vanuit de top van de piramide: hoe we de formaliteiten afhandelen, hoe we de raad van aangeslotenen en de raad van toezicht zo goed mogelijk bedienen. Ik denk dat deze governance-operatie mede geslaagd is omdat we steeds houvast hadden aan de voorbereiding van Ruud. Hij heeft het proces geleid en begeleid, en dat versterkte het vertrouwen.’
Ruud: ‘Dat vertrouwen voel ik ook. Dat zie ik terug in de dingen die mensen aan mij vragen. Bijvoorbeeld tijdens het proces van de wijziging van de governance, waarbij ik voor alles de spin in het web was – ook voor vertrouwelijke en precaire zaken rondom benoemingen en beloningen. Iedereen zegt: “Vraag maar aan Ruud, die regelt het goed”. Daar ben ik best trots op.’
Zorgvuldigheid en warmte
Verbinding zit hem in zorgvuldigheid, maar zeker ook in aandacht. Ruud heeft daarbij oog voor details, ziet Irene. Aan het begin van een vergadering bijvoorbeeld. ‘Je ziet mensen, je schudt ze de hand, je biedt ze iets aan. En als je iets te eten en te drinken regelt, regel je iets goeds.’
‘In zorgvuldigheid zit ook
warmte, en verbinding’
‘In zorgvuldigheid zit ook warmte’, beaamt Ruud. ‘Ik heet mensen goed welkom. En, heel belangrijk: even een kopje koffie aanbieden. Vergaderen we van vijf tot zeven, dan kan iedereen wel zeggen dat er geen eten hoeft te komen, maar dan zorg ik wel dat wordt geregeld dat er een borrelplank staat. Dat creëert ook weer verbinding. Ik geloof dat dit soort dingen daaraan bijdraagt – het zingt rond: het is een goeie vergadering en je wordt er goed verzorgd. We beginnen altijd om vijf uur met vergaderen, maar tegenwoordig komen mensen al om half vijf binnen. Voor de vergadering begint nog even netwerken. Het informele deel gaat bloeien. Alles bij elkaar slagen we erin om steeds meer bestuurders betrokken te krijgen en te houden.’
Verbinding in het verslag
Nog iets: zorgen dat iedereen zich achteraf herkent in de notulen. Ruud: ‘Mijn notulen zijn altijd weer langer dan ik zou willen. Vijf, zes of zeven kantjes zijn geen uitzondering. Het doel is voor mij dat iedereen zich gezien en gehoord voelt en dat terugleest in een zorgvuldig geformuleerd verslag, met duidelijke besluiten. Het verslag is op die manier dus ook verbindend. Elke keer als iedereen instemmend zit te knikken en een verslag ongewijzigd wordt vastgesteld, ben ik weer blij. ‘
Balans
Als je ze zo hoort praten – ook over elkaar – zijn directeur-bestuurder en secretaris een goede match. ‘De verbinding tussen Ruud en mij bepaalt ons succes’, zegt Irene. ‘De perfecte secretaris weet overal van, maar voelt heel goed de balans tussen dingen naar zich toetrekken en ruimte laten aan de directeur of de bestuurders. Die balans – ertoe doen, maar nooit zodat het voor mij ingewikkeld wordt – verstaat Ruud perfect. Ik voel me altijd door hem gefaciliteerd en nooit door hem ingehaald.’
‘Sensitiviteit vind ik in mijn rol cruciaal’, vult Ruud aan. ‘Ik leer veel van Irene. Mijn primaire reactie is vaak om meteen iets van dingen te vinden, maar ik leer van Irene dat je ook eerst kunt luisteren zonder te oordelen en proberen te begrijpen. En hoeveel je daarmee kunt bereiken.’
Irene: ‘Ruud kan iets wat ik absoluut niet kan. Zoals hij processen voorbereidt, zoals hij schrijft… Moet het zakelijk, schrijft hij het zakelijk. Moet het informeel, kan hij dat ook. Ik kan dat niet, dus ik heb iemand nodig die me aanvult. Tegelijk geef ik als bestuurder veel vertrouwen, laat ik veel ruimte en ben ik open over wat ik verwacht. Zo kan Ruud zijn talenten maximaal benutten. Wij leren allebei graag. Als je leert van elkaar, wandel je samen op.’
Diep ademhalen
Als het nodig is, kunnen directeur-bestuurder en secretaris ook direct tegen elkaar zijn. Ruud: ‘Ik wil soms te veel, leg de lat soms té hoog. Dan vind ik dat er nóg een notitie moet komen of dat iets nóg een keer gecommuniceerd moet worden. Maar soms is iets bestuurlijk voldoende aan de orde geweest en moet de tijd of het proces z’n werk doen. Dan fluit Irene me bij wijze van spreken even terug.’
Omgekeerd is het net zo. Irene: ‘Ruud kan heel goed duidelijk zijn. Hebben we een dossier bij de hand en ik denk dat het lekker gaat, dan kan Ruud ineens heel stellig zeggen: “Nee, dat vind ik niet!” Dat is Ruuds kompas dat zegt: nee, corrigeren, scherp stellen. Dan weet ik: nu gaat het ergens over, nu moet ik gaan luisteren. Dat moet ik wel eens even laten bezinken en overdenken. Maar het helpt altijd.’
Belangrijk is ook fysieke aanwezigheid, vindt Ruud. Aan thuiswerken doet hij daarom niet zo veel. ‘Daar word ik niet gelukkig van. Ik vind het te belangrijk om hier te zijn, elkaar aan te kunnen kijken en ergens binnen te lopen. Dat kost me per dag drie uur reistijd. Dat is geen klein bier, maar het laat zien dat deze organisatie me de energie geeft om dat te doen.’
