ABP is de Hollandse polder in het klein: zoveel belangen, zoveel stakeholders, zoveel vergaderingen. In de complexiteit van de pensioenwereld hebben de secretarissen een sleutelrol, zegt secretaris pensioenen Sybren Morks. ‘Doordat we overal ogen en oren hebben, kunnen we van een gigantische vergadermotor toch een gestroomlijnd geheel maken.’
Met meer dan drie miljoen deelnemers en een beheerd vermogen van meer dan 500 miljard euro is het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds het vijfde grootste pensioenfonds van de wereld. Alleen al die omvang maakt dat de omgeving – politiek, media, stakeholders – de handel en wandel van het fonds met argusogen volgt. Daarbij vertoont het ABP alle kenmerken van de klassieke Nederlandse polder. Dat maakt het bij uitstek een politieke organisatie, vertelt Sybren. ‘We hebben overheid, onderwijs, defensie, de politie, noem maar op. Dat zijn dus ontzettend veel belangen en culturen die je bij elkaar brengt. Het draagt allemaal bij aan de complexiteit van ABP.’
De polder rond de ambtenarenpensioenen organiseert zich in een intensieve vergadercultuur. Er is de Pensioenkamer, waar sociale partners met elkaar afspraken maken over de pensioenen. Er is het verantwoordingsorgaan, dat adviesrecht heeft en erop toeziet dat het ABP-bestuur de afgesproken strategie en het beleid goed uitvoert. Er is de auditcommissie om het niet-uitvoerend bestuur te ondersteunen, en er zijn meerdere commissies die het bestuur adviseren over de pensioenen en vermogensbeheer, maar ook over zaken als digitalisering en (cyber)weerbaarheid, governance en HR. En er is de altijd meekijkende externe toezichthouder, in het geval van het ABP zelfs twee: De Nederlandsche Bank én de Autoriteit Financiële Markten.
In die complexiteit heeft het ABP niet één enkele bestuurssecretaris, maar een heel team aan secretarissen. Sybren is secretaris pensioenen, met onder meer de pensioenregeling, de premievorming, de pensioenadministratie en het databeheer in portefeuille. ‘Als secretarissen hebben wij de ruimte en tijd om die complexiteit te bespreken; bilateraal, maar ook als team. Dit komt op ons af, hoe zet jij dat uit richting jouw orgaan en ik het mijne, hoe stem je dat op elkaar af? Doordat we ogen en oren hebben in al die gremia, kunnen we van een gigantische vergadermotor toch een gestroomlijnd geheel maken.’
Megaproject
Sybren is inmiddels drieënhalf jaar secretaris bij het ABP. Vanaf dag één was de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel prominent aanwezig in zijn agenda. Het ABP gaat op 1 januari 2027 over op het nieuwe stelsel. Op dit moment kost de voorbereiding op die overgang hem misschien wel de helft van zijn uren, schat Sybren.
Het omvormen van een lopende winkel naar het nieuwe stelsel is een megaproject dat dit jaar stapje voor stapje vorm krijgt, zodat het nieuwe stelsel op 1 januari gewoon lopende business is. Ook in de adviescommissie pensioenen van het ABP, die Sybren ondersteunt, gaat het deze dagen maar over één ding: de overgang.
Het nieuwe stelsel heeft ervoor gezorgd dat het onderwerp pensioenen onder zijn leeftijdsgenoten meer een gezicht krijgt, merkt Sybren. ‘Pensioen is niet sexy. Als ik op een verjaardag begin over mijn werk, haakt men snel af. Als bestuurssecretaris werk je op de achtergrond. Mijn werk is te zorgen dat het bestuur goede besluiten kan nemen en te zorgen dat alles aantoonbaar is. Dat is niet het meest spannend. Maar iedereen kent wel iemand die pensioen opbouwt bij het ABP, en meer dan vroeger willen mensen weten: wat is die herziening precies? Wat gebeurt er dan? Het gaat meer leven, en dat moet ook, want in het nieuwe stelsel heb je als deelnemer meer inzicht in je persoonlijke pensioenpot.’
‘Wat je opschrijft, kan door
een gepensioneerde heel anders
worden gelezen dan door
iemand uit de werkgevershoek’
Goudschaaltje
In een omgeving waar zoveel geld omgaat en belangen bijeen komen, worden woorden op een goudschaaltje gewogen – en de secretaris heeft in dat spel een sleutelrol. Neem de discussie over indexatie van de pensioenen: de compensatie van prijsstijgingen in de hoogte van de pensioenuitkeringen. De afgelopen jaren konden veel pensioenfondsen, en ook het ABP, niet ieder jaar indexeren. Dat zorgde voor ongenoegen, vooral bij deelnemers en gepensioneerden. ‘In het nieuwe stelsel gaan we niet langer indexeren, zoals dat in de oude wetgeving heette, maar we blijven de pensioenen wel verhogen als de financiële situatie het toestaat’, zegt Sybren.
Hoe de verhoging op 1 januari 2027 er uit gaat zien, daarover vroeg het bestuur advies aan het verantwoordingsorgaan, waarin werkgevers, werknemers en gepensioneerden van ABP zijn vertegenwoordigd. ‘Dan wil je de juiste woorden kiezen, zodat nergens een schijn van vooringenomenheid vanuit het bestuur doorklinkt. Dat luistert nauw. Het bestuur beoordeelt en weegt een aantal scenario’s en bepaalt vervolgens welk scenario de voorkeur heeft, maar dat wil je in het voortraject niet op die manier presenteren. Het verantwoordingsorgaan moet de gelegenheid krijgen om eigenstandig een afweging te maken op basis van nevengeschikte scenario’s.’
Zulke nuances goed verwoorden vergt Fingerspitzengefühl, zegt Sybren. ‘Wat je opschrijft, kan door iemand van de gepensioneerden heel anders worden gelezen dan door iemand uit de werkgevershoek. Het enkele veranderen van dat woord, van indexatie naar verhoging, kan de reactie opleveren: blijkbaar leveren we nu onze indexatie in. Dus zoek je naar woorden die voor iedereen aanvaardbaar zijn. Het moet geen semantische discussie worden, het moet over de inhoud gaan. Als je met elkaar struikelt over woordgebruik, gaat de discussie een heel andere kant op; dan krijgt het bestuur geen antwoord meer op de adviesvraag die het heeft gesteld.’
Leerproces
Voor Sybren, Rotterdammer van huis uit, was het ontwikkelen van die taalgevoeligheid een leerproces. ‘Ik ben altijd vrij makkelijk en direct. Als je dan terecht komt in een organisatie als ABP, met al die semantiek, moet je daaraan wennen. Woorden doen ertoe, en als je met je Rotterdamse mentaliteit er in vliegt, kun je tegen deuren aanlopen. In mijn eerste periode als adjunct-secretaris heb ik heel veel geleerd van de bestuursvergaderingen. Dan zie je hoe bestuurders over dit soort dingen praten, hoe ze elke week weer bezig zijn met dat proces, met de semantiek die daarbij komt kijken. Daar leer je ontzettend veel van en dat breng je vervolgens zelf in de praktijk; eerst in de verslaglegging, later, in de rol die ik nu heb, ook in de voorbereiding van vergaderingen, in het meelezen en -schrijven van bestuurlijke notities. Zodat je dingen aan de voorkant kunt ondervangen.’
‘Hoe zorg je dat het algemeen bestuur
echt focust op de strategie?
Daarin hebben de secretarissen
een adviserende rol genomen’
One tier-board
Op het moment dat Sybren als net afgestudeerde bij ABP binnenkwam, was het pensioenfonds net overgestapt op een nieuw bestuursmodel met een one tier-board: een algemeen bestuur met uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders, die ook de rol van intern toezichthouder hebben. De overgang naar het nieuwe stelsel was een belangrijke reden voor die keuze. Het idee is dat één bestuur dat uitvoering en intern toezicht in zich verenigt, slagvaardiger en directer kan opereren.
Dat model, met een algemeen bestuur dat gaat over strategie en beleid, heeft moeten groeien, constateert Sybren. ‘Als je, zoals het ABP, een beleidsmachine bent, krijgt alles al gauw de titel beleid. Als je niet oppast, gaat alles naar het algemeen bestuur en wordt het algemeen bestuur het uitvoerend bestuur. Hoe zorg je dat het algemeen bestuur echt focust op de strategie? Dat moet je met elkaar uitvinden, en daarin hebben wij als secretarissen een adviserende rol op ons genomen – ook in het onderscheid tussen verschillende niveaus van besluitvorming; tussen algemeen bestuur, uitvoerend bestuur en de dingen die gemandateerd zijn aan één uitvoerend bestuurder. Er is altijd de neiging om je bezig te houden met details, en wij moeten als secretarissen er de bewaker van zijn dat dat niet gebeurt. Als ik denk dat bepaalde onderwerpen goed aan mijn uitvoerend bestuurder kunnen worden gemandateerd, zeg ik: zal ik daar een voorstel voor doen? Zo verlicht je de agenda van het uitvoerend bestuur, en jouw eigen bestuurder is daar ook blij mee.’
Secondant
De paradox van pensioen: niemand vindt het sexy, maar tegelijk vindt de hele wereld er iets van. ‘In toenemende mate, zeker in de digitale wereld. Daar moet je rekening mee houden. Elk kwartaal publiceren we een lijst van bedrijven waarin we beleggen. Wij weten: die lijst kan vragen oproepen, want die wordt door de media met argusogen gevolgd. Daarop kun je anticiperen. Als secretaris ben ik verantwoordelijk voor goede besluitvorming. Dat betekent dat we onze beleggingsbeslissingen ook kwalitatief goed moeten onderbouwen. We maken ook een risico-inschatting bij die lijst, en je wilt niet dat je reputatie in het geding komt. Als secretaris maak ik die inschatting niet zelf, maar check ik wel dat die risico-inschatting goed is gebeurd. Als je dan nog steeds het gevoel hebt dat zo’n beslissing vragen kan oproepen, maak je er meer ruimte voor op de agenda. Dat is de ruimte die je hebt als secretaris.’
De belangrijkste eigenschap voor een bestuurssecretaris bij het ABP? Sybren aarzelt geen moment. ‘Proactief zijn. Vooruit denken en oog houden voor de wereld om je heen is de rode draad in mijn werk. Als je dat niet kunt, ga je hier nat. De belangen zijn hier zo groot. Dat zet je op scherp, zeker ook als bestuurssecretaris. Als we op dit punt iets doen, wat heeft dat dan daar voor gevolgen? Doen we alles echt aantoonbaar? Zijn onze besluiten navolgbaar? Zijn alle overwegingen goed vastgelegd? Als ik vind dat iets niet goed is onderbouwd of als het proces niet goed loopt, kan ik eisen stellen aan mijn collega’s. Dat bewaak ik. Omdat het belangrijk is voor kwalitatief goede besluitvorming. Besluitvorming bij ABP kun je vergelijken met een schaakpartij voor gevorderden. Schaken, dat doen de bestuurders. Ik ben als het ware hun secondant.’
