Een secretaris? Toen hij de suggestie voor het eerst kreeg aangereikt, moest Marcel Cappetti, CEO van IT-bedrijf Conscia, de term googelen. Drie jaar later kan hij zich amper nog voorstellen dat hij het in zijn baan ooit zonder secretaris Jeanine van der Pijl heeft moeten stellen. Intussen zijn ze niet benauwd om elkaar scherp te houden. ‘Jeanine legt vaak de vinger op de zere plek.’
Als je Marcel en Jeanine een tijdje met elkaar in gesprek ziet over de manier waarop ze samenwerken, komt er vroeg of laat een moment dat je denkt: deze CEO en deze secretaris, dat zijn Yin en Yang. Marcel omschrijft zichzelf als een creatieve denker en snelle beslisser, Jeanine staat voor orde, structuur en helderheid. En precies dat was wat Jeanine kon toevoegen in de drie jaar dat ze nu samenwerken als CEO en secretaris van de Nederlandse tak van IT-bedrijf Conscia.
‘Ik kende het concept secretaris
helemaal niet.
Dus ik ben gewoon maar gaan googelen’
Familiebedrijf
Toen Marcel een aantal jaren terug de overstap maakte van IT-gigant Cisco naar Conscia, belandde hij in ‘een familiebedrijf met een waanzinnige cultuur en goede, hondstrouwe mensen, en met klanten die voor ons hadden gekozen op basis van die cultuur. Het draaide als een zonnetje, maar het had ook iets behoudends. Ik zag vooral een club met veel potentie die je naar een hoger plan kunt tillen.’
Op dat moment ging Marcel doen wat hij het liefste doet: bouwen. Hij startte een veranderprogramma en wees kwartiermakers aan met een mandaat om ontwikkelingen in gang te zetten. ‘Ik ben van de PowerPoints, van de visie, de richting en de ideeën. Maar op een bepaald moment kreeg ik het idee dat we meer structuur nodig hadden om de operatie te verwezenlijken. Veranderen is een vak, en ik heb er niet voor gestudeerd. Er was zoveel dynamiek in de organisatie: het leek wel een popcornmachine.’
Het was een van Marcels medewerkers die hem in die woelige periode een keer zei: “Wat ik jou gun, is een secretaris”. Marcel: ‘Ik kende het concept helemaal niet. Dus, ik maak het niet mooier dan het is, ik ben gewoon maar gaan googelen. Zo kwam ik bij Secretarius terecht, en zij kwamen met Jeanine. Ik kan vanuit mijn rol van alles op touw zetten, maar een organisatie helpen groeien, daar structuur en rust in aanbrengen, dat is een vak.’
‘Ik kan van alles op touw zetten,
maar daar structuur en rust in aanbrengen,
dat is een vak’
Kat uit de boom
Jeanine heeft haar professionele wortels in de wereld van vastgoed en woningcorporaties. Gek is het dus niet dat ze in haar eerste maanden bij Conscia vooral de kat uit de boom keek. ‘Toen ik hier binnen kwam, liep er verschrikkelijk veel tegelijk. Het maken van keuzes, prioriteren, dat ging minder makkelijk. Er was een duidelijke behoefte in de organisatie om te weten: waar gaan we heen, wat zijn onze doelen, welke besluiten worden er nu genomen en waarom? Ik kom uit een organisatie waar je altijd pakken papier moest lezen voor een MT-vergadering. Dat was hier totaal niet. Als je net rondloopt, denk je: dit is mijn business niet, laat ik me nog even rustig houden. Zo zit ik in elkaar: eerst een beetje rondkijken. Wat is hier aan de hand? Wat kan ik hier brengen en is die ruimte er ook? En op een bepaald moment ga je toetsvragen stellen. Snap ik dit goed? Waarom is dit relevant?’
Op initiatief van Jeanine kwamen er twee MT-vergaderingen: een operationele en een strategische. Marcel: ‘Voordat die structuur er was, praatten we in dezelfde meeting op het ene moment over een miljoenendeal en direct daarna over het menu in het bedrijfsrestaurant. Met die twee vergaderingen, een operationele en een strategische, ontstaat meer focus, zowel in de voorbereiding als tijdens de MT-vergaderingen zelf.’
Het heeft orde en rust gebracht in het veranderingsproces, constateert Marcel. ‘Veranderingsbereidheid is er altijd wel. Maar ver-anderen, dat is altijd ver weg en bij anderen. Terwijl het juist dichtbij ligt, bij jezelf. Door meer structuur in dat proces te brengen, bij directie en MT, ontstaat ook meer rust in de rest van het bedrijf.’
Assistent
Inmiddels is de verhouding tussen CEO en secretaris er een die Marcel – ‘houd je van voetbal?’ – omschrijft als die van trainer en assistent. Opzij kijkend naar zijn secretaris zegt hij: ‘Jij zit letterlijk naast mij op de bank. Jij hebt een heel belangrijke rol, ook om dingen te signaleren die spelen in de organisatie die ik niet zie of waar ik een blinde vlek voor heb. Vaak toets ik dingetjes die spelen in de OR, het MT of de board. Plannen die ik heb, dingen die ik wil gaan zeggen. Kan van alles zijn. Jij bent een heel belangrijk klankbord. Vaak heb ik er behoefte aan om even te reflecteren. Even kijken hoe iets landt. Als ik dat doe in het MT, krijgt het meteen een andere lading.’
Het onderlinge vertrouwen geeft ruimte om elkaar waar nodig tegengas te geven. ‘Als je een creatief brein hebt zoals ik, moet je er soms op letten dat je de boodschap helder overbrengt’, zegt Marcel. ‘Door schade en schande heb ik geleerd dat ik soms wel erg snel ga. Jij geeft aan: dit is wel heel veel, of dit is niet duidelijk. Helderheid en duidelijkheid is een van de dingen die we hier in het bedrijf heel belangrijk vinden. Daar helpt Jeanine enorm mee.’
Jeanine: ‘Ik heb wel eens een presentatie van Marcel helemaal omgegooid, omdat ik vond dat zijn verhaal niet overkwam. Voor Marcel is dat natuurlijk toch vervelend, die denkt dan…’
‘@#&!’, flapt Marcel eruit.
‘…jeetje, ik had het verhaal net zo in mijn hoofd zitten’, herformuleert Jeanine. ‘Op die manier geef ik feedback om het verhaal sterker te maken. Maar het is wel altijd jouw verhaal.’
‘Dat moet ook’, zegt Marcel. ‘Ik moet het verhaal wel authentiek kunnen vertellen, anders werkt het niet. Tegenwoordig begin ik vaak al bij Jeanine. Moet ik bijvoorbeeld een kwartaalupdate geven binnen het bedrijf, op de zeepkist voor 250 man, dan vraag ik: wat zou de verhaallijn kunnen zijn, welke punten moet ik aanstippen? Ik gebruik dat soort momenten echt om te toetsen of het klopt wat ik in mijn hoofd heb. Jeanine zegt dan dingen als: benoem dit en dit, zorg dat die strategische initiatieven in je verhaal komen, haak ook nog aan bij dat aspect van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Dan worden het geen losse brokjes, dan wordt het een verhaal.’
‘Tegenspraak, dat kan ook mijn
eigen verwondering zijn, waarbij
ik iets zie en denk: wat is dit?’
Niet te negeren
Duidelijkheid brengt de secretaris van Conscia ook in het veranderproces. Marcel: ‘Jeanine heeft alle strategische initiatieven gedocumenteerd: dit zijn de milestones, dit is de timeline, dit zijn de owners. Zo geeft ze mij de munitie om mensen aan te spreken op hun verantwoordelijkheden en deadlines. Dat je dingen documenteert, maakt ook dat ze niet te negeren zijn. Zo maak je in het bedrijf ook breder tegenspraak mogelijk. Dat is de dynamiek die je wilt.’
Jeanine beaamt dat volmondig: ‘Uiteindelijk wil je dat er in de hele organisatie voldoende veiligheid en openheid is, en ruimte voor verschillende perspectieven. Dat kun je tegenspraak noemen, maar voor mij is het vooral: ruimte om elkaar aan te spreken of een ander geluid te kunnen laten horen.’
Marcel: ‘Tegenspraak is bij mij ook: ongevraagd zeggen “let op Marcel, dit gaat helemaal niet goed” of “je moet een interventie doen”. Jeanine legt vaak de vinger op de zere plek: daar is iets aan de hand, daar moeten we ingrijpen.’
Jeanine: ‘Dat gaat echt op heel verschillende manieren. Tegenspraak hoeft niet altijd conflicterend te zijn. Het kan mijn eigen verwondering zijn, waarbij ik iets zie en denk: wat is dit? Ik ben heel nieuwsgierig, dat helpt erg denk ik. Juist die nieuwsgierigheid maakt dat ik vragen stel, ook aan Marcel, die maken dat je dingen eens vanuit een ander perspectief belicht.’
Marcel: ‘Laatst hadden we een belangrijke deal getekend. Meteen was Jeanine al aan het voorsorteren op de vraag wat dat betekent voor het bedrijf, voor onze sturing en processen. Jij loopt mee voorop en gaat tegelijk overal als een stofzuiger achteraan, zodat alle nieuwe dingen die ontstaan kunnen landen binnen de organisatie. En dat doe je door vragen te stellen: wat zijn de consequenties hiervan, hoe gaan we dit precies doen, heb je hier en daar wel over nagedacht? Zorgen dat alle puzzelstukjes in elkaar vallen. Waardoor ik zelf ook een rustiger gevoel heb dat we er klaar voor zijn.’
Constructieve tegenspraak
Op die manier houden CEO en secretaris elkaar dus steeds scherp. ‘Ik vind onze manier van samenwerken heel normaal’, zegt Marcel, ‘maar tegelijk realiseer ik me dat het best uniek is. Soms vraag ik me af: hoe heb ik deze baan kunnen volhouden voordat Jeanine er was?’
Jeanine: ‘Constructieve tegenspraak, die krijg ik ook van Marcel. Marcel zei een keer tegen mij: “Ik vind dat je je zo klein maakt”. Zulke opmerkingen komen binnen en zetten me aan het denken. Okay, denk ik dan, hoe doe ik dat eigenlijk? Wat zou ik anders kunnen doen? Belemmert het me, ja of nee? Wat dat me heeft gebracht, is dat ik nu veel meer mezelf kan zijn in deze rol, meer ruimte pak en alles kan brengen wat ik in me heb. Werkgeluk, zo zou ik het willen noemen.’
Jeanine van der Pijl en Marcel Cappetti, secretaris en CEO
