Sinds een paar jaar interview ik bestuurssecretarissen over hun werk. Ik weet nog heel goed wat ik zei toen Secretarius me vroeg dat te gaan doen. “Het lijkt me leuk, maar ik weet niet hoe lang ik het leuk blijf vinden.” Met een journalistieke inslag heb je dat snel: op een bepaald moment weet je het wel.
Maar hier zijn we, in 2026, ik interview nog steeds secretarissen, en met veel plezier. Dat komt vooral omdat dé secretaris niet bestaat. Elke secretaris die ik de afgelopen jaren sprak, had een eigen verhaal, kleurde mee met zijn of haar organisatie(cultuur) en moest zich verhouden tot die – allemaal ook weer heel verschillende – bestuurders en toezichthouders. Welke deur je ook opentrekt, overal wordt de secretarisrol anders ingekleurd. Interessant vind ik vooral hoe je in de secretarisrol als het ware groot én klein tegelijk moet zijn.
Zo divers als het vak is, zo verschillend is ook het beroep dat op de taalvaardigheid van de secretaris wordt gedaan. Maak je zelf de notulen van de bestuursvergadering? Vraagt de bestuurder jou om visies te vertalen in een koersdocument voor de organisatie? Een op maat gesneden veranderverhaal dat zich specifiek richt tot de ondernemingsraad? Moet het neutraal en feitelijk zijn, of enthousiasmerend? Moet het punctueel? Of juist uitgebreid?
Secretaris is een talig vak – mondeling én schriftelijk. Taal is de gereedschapskist van de secretaris. Dat is een afgesleten metafoor, maar er zit wel iets in. Je hebt mokers – die laat de secretaris gelukkig meestal ongebruikt – beiteltjes en vijltjes, tangetjes en schroevendraaiers. Je hebt taal om te overtuigen, om je gehoor mee te nemen in een groter verhaal, om met precisie vast te leggen wat wordt besloten. Taal is een instrumentarium dat je gebruikt om heel verschillende dingen voor elkaar te krijgen.
Als je in één blog iets moet zeggen over de secretaris en taal, moet je dus weloverwogen kiezen. En ik kies hier en nu, in het verlengde van taal als middel,
voor het belang van doel en doelgroep. Dat is de basis. Wat wil je met taal bereiken, en bij wie?
Ik zou dat niet zeggen als ik er in de praktijk niet zo vaak tegenaan liep. Mensen – lees hier ook ‘organisaties’ – schrijven heel vaak op wat ze in hun hoofd hebben. Daar hebben ze meestal goed over nagedacht, maar als ze hun verhaal op papier zetten, schrijven ze eigenlijk voor zichzelf. Dat kan nuttig zijn om je gedachten te structureren, en voor een beperkte doelgroep is het waarschijnlijk ook wel goed, maar zo gauw je je eigen kamer of gang verlaat, gaat het mis.
Laatst nog: een organisatie is al jaren bezig met een verandertraject. De leiding merkt dat de medewerkers onzeker zijn over de toekomst en dat het middenmanagement eigenlijk niet weet hoe ze vragen van hun mensen moeten beantwoorden. Dan blijkt dat niemand de nodige moeite heeft gedaan om stil te staan bij vragen als: wat betekent dit voor mijn werk? Heb ik straks minder vrijheid? Zit ik morgen nog op dezelfde plek? Zie ik mijn collega’s nog? Als je dat soort vragen gaat stellen, merk je dat die antwoorden er – tot op zekere hoogte – wel zijn, maar dat niemand erover heeft nagedacht dat ze belangrijk zijn om te bereiken wat je voor ogen hebt.
Wat wil ik bereiken? Wie wil ik daarin meekrijgen en wat heb ik daarvoor nodig? Hoe kijkt die ander aan tegen deze ontwikkeling? Waar zit die ander mee? Het klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet. Nederlanders zijn een volk van predikanten. We willen allemaal o zo graag antwoord geven. Maar alles begint met vragen stellen.
