Mettiena Leemeijer is al meer dan twintig jaar bestuurssecretaris in de zorg en het onderwijs. De laatste decennia heeft ze het vak zien evolueren rond het begrip governance. Een verkeersagent voor zorgvuldige besluitvorming is nodig, maar het moet niet doorschieten, vindt ze. ‘We roepen altijd wel dat we minder regels willen, maar intussen…’
Toen ze begon als bestuurssecretaris, schetst Mettiena, was het vak nog heel breed en werd het overal anders ingevuld. Bij wat kleinere organisaties was de bestuurssecretaris nog een secretaresse-plus. In het Universitair Medisch Centrum Groningen, waar Mettiena werkte voor ze secretaris werd, was het al veel meer een zware adviesfunctie.
‘Die breedte zag je ook in de taken en verantwoordelijkheden’, zegt Mettiena. ‘In mijn eerste baan als bestuurssecretaris deed ik ook projecten en was ik hoofd communicatie. Ik gaf dus leiding aan mensen waarbij je je kunt afvragen of dat nou zo functioneel was. Kijk, dat je als secretaris leiding geeft aan de ambtelijk secretarissen van de medezeggenschapsraden vind ik functioneel. Dat draait om het belang van goede besluitvorming.’
Behoorlijk bestuur
De afgelopen tien, vijftien jaar brachten meer focus op en consensus over de rol van de secretaris. Eén begrip springt er voor Mettiena uit: governance. ‘Behoorlijk bestuur en toezicht is heel erg het domein van de bestuurssecretaris geworden’, zegt ze stellig. ‘Ik zeg altijd: ik ben verkeersagent. Ik moet zorgen dat alles goed gaat: dat iedereen zich aan de regels houdt, dat we niet door rood rijden.’
Als bestuurssecretaris heb je twee kwaliteiten nodig, vindt Mettiena. ‘Je moet deskundig zijn en mensen moeten je aardig vinden. Je moet weten wat de correcte werkwijzen zijn, maar van bijna niemand met wie je te maken hebt ben je de leidinggevende. Dus het resultaat moet je halen op de relatie.’
Tegenspraak
De adviesrol van de bestuurssecretaris komt tegenwoordig veel meer uit de verf, zegt Mettiena. ‘Aan de ene kant zorg je dat de bestuurder toekomt aan besturen. Aan de andere kant speel je ook steeds meer een rol in het organiseren van tegenspraak. Zeker als je maar één bestuurder hebt, heb je iemand nodig die de ogen en oren is van de organisatie en ook eens tegen een bestuurder zegt: “Dat zeg je nou wel, maar heb je ook andere opties overwogen?”‘
Met de focus op governance kwamen ook nieuwe bevoegdheden voor de secretaris. ‘Je bent natuurlijk de vertrouwenspersoon van de bestuurder, dus je kunt niet zomaar buiten de bestuurder om naar de raad van toezicht stappen. Maar gaat het om governance, dan kun je dat wel.
‘Als iedereen altijd overal
een plas over moet doen, slaat dat
veel ontwikkelingen dood’
Verantwoordingskramp
De nadruk op governance is mede het gevolg van de steeds grotere vraag om verantwoording, denkt Mettiena. Ze spreekt zelfs van kramp. ‘In dat klimaat is het natuurlijk het makkelijkst om de wereld om je heen heel bureaucratisch te organiseren’, zegt ze. Ze probeert daaraan als secretaris tegenwicht te bieden. ‘Ik probeer de lijn te houden dat de besluitvorming wel heel transparant en zuiver verloopt, maar het traject daar naartoe zo min mogelijk bureaucratisch. We roepen altijd wel dat we minder regels willen, maar intussen… Als iedereen altijd overal een plas over moet doen, slaat dat veel ontwikkelingen dood.’
Wel of niet notuleren?
Secretarissen onder elkaar discussiëren nog wel eens over de vraag: notuleer jij wel of niet? Haal er vooral niet je neus voor op, vindt Mettiena. ‘Een beetje chargerend lijkt het soms alsof je een belangrijker secretaris bent als je niet notuleert. Maar strategisch notuleren vind ik prima. Zelf doe ik het niet zo vaak, maar notulen beoordelen en waar nodig redigeren eer ze de organisatie in gaan vind ik zeker een belangrijke taak van de secretaris. De zwaardere governance-eisen maken goed notuleren extra belangrijk. Als jij notuleert “de raad van toezicht besluit”, terwijl er moet staan “keurt goed”, dan is dat gewoon fout. Je wilt iedereen in positie hebben en houden, en dus moet je notuleren vanuit de verantwoordelijkheid die iedereen heeft. In een vergadering kan het zo wel worden gezegd, maar het moet goed op papier staan.’
Flexibilisering
Net als de hele arbeidsmarkt flexibiliseert ook die voor bestuurssecretarissen, ziet Mettiena: een secretariaat vervullen op interimbasis is heel gewoon. Dat heeft voor- en nadelen, denkt ze. ‘Het voordeel is dat je uit heel veel verschillende omgevingen iets meeneemt naar je volgende klus, en dat maakt je zeker in de eerste maanden ongelooflijk effectief. Maar ik vind dat een bestuurssecretaris zich vooral moet verbinden met mensen. Wil je een goede sparringpartner zijn voor een bestuurder, dan moeten mensen je kennen en je vertrouwen. Dat lukt niet als je zo’n klus doet voor drie, vier maanden. Liefst minstens een jaar. Relaties moet je opbouwen. Je moet de roddels horen bij de koffiemachine. Als secretaris moet je weten wat er speelt, anders kun je je adviesrol niet vervullen.’
