‘Hoe je genadeloos prioriteiten stelt’ was de titel van een column die Ben Tiggelaar enkele jaren geleden voor het NRC Handelsblad schreef. Hij vroeg zich af hoe het kan dat we zo hard rennen en intussen het gevoel hebben dat er niet genoeg uit onze handen komt. Volgens Tiggelaar komt dit omdat wij vaak ‘gedachteloos allerlei werk dat anderen voor ons verzinnen’ accepteren. Als we een uitnodiging voor een vergadering ontvangen gaan we gewoon. ‘We werken onze taken af, zoals we ons bord leegeten. Zonder ons bij elke hap af te vragen of het echt nodig is’. Hoe kunnen we beter worden in het bezig zijn met taken die er echt toe doen?
Het gevoel met werk over te lopen en het steeds drukker te krijgen herkennen veel mensen. Hoe zorgen we ervoor dat we toekomen aan de taken die belangrijk en urgent zijn? David Allen, een bekende denker over productiviteit, schreef in 2001 de bestseller Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Hij verkocht al meer dan 1,6 miljoen exemplaren van dit boek. In Getting Things Done ontwikkelde Allen een methodologie waarmee je bezig blijft met wat er toedoet. Een bekende quote van hem is: ‘Your mind is for having ideas, not holding them.’ Vrij vertaald: je hoofd is ervoor om na te denken, niet om te onthouden. Dit simpele principe vat de methode van David Allen op een kernachtige manier samen
De methode van David Allen bestaat uit zeven simpele stappen.
- Verzamel alles
- Maak je hoofd leeg
- Zorg voor prioritering
- Niet-urgente projecten lijst
- Uitgezette taken lijst
- Volgende actie
- Wekelijkse evaluatie
De eerste stap is het verzamelen van alle taken die je nog moet doen. Zet deze taken op een lijst. Het systeem wat je hiervoor gebruikt kan zowel fysiek als digitaal zijn, als alle taken maar op een plek terug te vinden zijn. Tijdens de tweede stap zorg je ervoor dat grote en onduidelijke taken worden opgesplitst in overzichtelijke en duidelijke taken. Het voorbereiden van een vergadering kan je bijvoorbeeld opsplitsen in de kleinere taken: 1. het reserveren van een ruimte, 2. het verzamelen van vergaderstukken, 3. het opstellen van een conceptagenda enz. Bij de derde stap zorg je ervoor dat er een prioritering in jouw taken komt en bij vierde stap maak je een aparte lijst met niet urgente taken. Aan taken met een specifieke deadline koppel je een einddatum. Bij de vijfde stap maak je een lijst van acties die jij bij anderen hebt uitstaan. De zesde stap is: aan de slag met jouw acties. De zevende en laatste stap is dat je wekelijks reflecteert of jouw acties je dichter bij jouw doelen brengen. Als het goed is zorgt het doorlopen van deze stappen ervoor dat er in jouw hoofd meer ruimte ontstaat.
De kracht van de methode van David Allen ligt erin dat je een extern systeem gebruikt om je hoofd vrij te maken om bezig te zijn met het nadenken over (complexe) vraagstukken. Het externe systeem dat je gebruikt kan er heel verschillend uitzien. Voor de een werkt het goed om acties in een fysiek schrijfblok op te schrijven, voor de ander is een digitale app, zoals Trello of Todoist, een uitkomst. Het is wel belangrijk om consistent een systeem te gebruiken en hierin alle actiepunten te bewaren. Zeker voor bestuurssecretarissen, die zich zowel met inhoudelijk complexe vraagstukken bezighouden als praktische zaken moeten organiseren, is de benadering van Allen waardevol. Want: ‘You must use your mind to get things off your mind’. Je moet je hoofd gebruiken om dingen uit je hoofd te krijgen.
Bronnen:
Tiggelaar, B. (2017, 7 april). Hoe je genadeloos prioriteiten stelt. NRC. Geraadpleegd via: Hoe je genadeloos prioriteiten stelt | Ben Tiggelaar in NRC
Hermus, J. Getting things done in 7 stappen. soChicken. Geraadpleegd via: https://sochicken.nl/getting-things-done
