Op mensen afstappen, doorvragen, zaken helder onder woorden brengen – dingen die de secretaris doet, maar ook de journalist. Prisco Battes werkte 21 jaar als journalist voor het Financieele Dagblad. Sinds 2021 is hij bestuurssecretaris van Nyenrode Business Universiteit en van stichting Nyenrode, eigenaar en toezichthouder. ‘Ik denk en doe als een journalist: ik luister en ik schrijf op wat ik hoor in heldere taal.’
‘Voor het FD heb ik altijd veel bedrijven gevolgd en bestuurders geïnterviewd. Al doende kwam ik erachter dat er zoiets bestond als de bestuurssecretaris. Dat waren mensen die je als journalist nooit te spreken kreeg, terwijl ze alles horen en zien omdat ze een echte vertrouwenspersoon van de bestuurder zijn. Ik raakte gefascineerd door hun functie: deelnemen aan het besluitvormingsproces zonder dat ze zelf besluiten nemen. Toen ik me oriënteerde op een andere baan en met bestuurssecretarissen ging praten om te horen wat hun werk nou precies inhield, kwamen we tot de conclusie dat ze heel veel journalistieke vaardigheden toepassen.
Als journalist sta je altijd aan de buitenkant en probeer je te begrijpen wat er binnen de slotgracht gebeurt. Het is heel leuk om het nu eens van de andere kant te bekijken. Wat het FD en Nyenrode delen, is de fascinatie voor het bedrijfsleven. En als je kijkt hoe een faculteit functioneert, heeft dat veel weg van de journalistiek. Hoogleraren lijken op journalisten. Ze zijn superinhoudelijk gedreven en zijn gewend om zich vol informatie te zuigen.’
‘Ik ben een waarnemer’
‘Secretarissen dragen geen verantwoordelijkheid voor besluiten. Ze hoeven niet iets uit die vergadering te halen en zijn dus emotioneel minder betrokken bij die besluitvorming. Ze hebben een functie als waarnemer. Dat past goed bij mijn profiel als journalist; ik ben zelf ook een waarnemer, ik hoef niet zo nodig mijn eigen mening te verkondigen.
Als journalist mag je steeds vragen stellen en mensen onderbreken – dat is de bedoeling. Als secretaris moet je je vragen meer doseren, maar je moet wel degelijk doorvragen. Als secondant van de voorzitter neem je van tevoren samen de agenda door, bespreekt wat de beste volgorde van de punten is, welke punten besproken moeten worden en welke stukken daarbij horen. Je kijkt ook goed naar die stukken: wat staat er nou eigenlijk? Welk besluit wordt hier precies voorgelegd? Ook dat is iets heel journalistieks.’
‘Notuleren is de kern van het vak:
onder woorden brengen wat er wordt besloten’
‘Besluiten onder woorden brengen’
‘Dingen op schrift stellen is wat je als journalist dagelijks doet, en ook als secretaris. Soms moet je een groot idee samenvatten in weinig woorden. Mensen zijn vaak heel goed in staat te formuleren wat de kern is, maar het is nuttig als je een gesprekspartner hebt die je helpt om het eruit te krijgen.
Ik notuleer zelf. Dat is een heel bewuste keuze. Dat is de kern van het vak, of op zijn minst een heel wezenlijk onderdeel: geen letterlijk verslag, maar onder woorden brengen wat er wordt besloten. Ik denk en doe als een journalist: ik luister en ik schrijf op wat ik hoor in heldere taal. Ik notuleer minder abstract dan bijvoorbeeld een jurist. Als journalist pak je de kern er uit, zo zijn wij opgeleid. Ik hoor ook terug dat mensen het prettig vinden als dingen helder zijn opgeschreven. Dan herkennen ze wat is besproken.’
‘Op mensen afstappen’
‘Wat een journalist ook doet, is makkelijk op mensen af stappen. Meteen de telefoon pakken of naar iemand toe gaan en vragen hoe het zit. Dat is ook iets dat je goed kunt gebruiken als secretaris. Vaak ben je een soort oliemannetje dat mensen in de organisatie bij elkaar brengt, bijvoorbeeld als ze met dezelfde dingen bezig zijn en dat van elkaar niet weten. Daarvoor zit je als secretaris op de ideale plek.’
