De wereld van ruimtelijke ordening of de financiële sector, voor een bestuurssecretaris maakt dat een wereld van verschil. Als iemand dat aan den lijve heeft ondervonden, is het Mariska van den Oosterkamp. Na twee decennia in de bankenwereld werkt ze nu ruim een jaar als bestuurssecretaris bij Oosterhoff, een bundeling van twaalf bedrijven in ontwerp, bouw en installatieadvies. ‘Hier is het niet vanzelfsprekend om kwesties op het terrein van governance te agenderen.’
Mariska’s werkgever is een bijzondere: een groep van ondernemingen die de krachten bundelen om samen complexe projecten te realiseren. De deelnemende bedrijven hebben elk hun eigen directie, maar delen binnen Oosterhoff hun expertise, hun ICT, financiële en HR-diensten. Kennis delen ze in een gezamenlijke denktank die zorgt voor continue innovatie. De groep heeft een gezamenlijk bestuur en sinds voorjaar 2021 een raad van commissarissen.
Oosterhoff is eigendom van de medewerkers. De aandelen zijn in bezit van een stichting, die certificaten uitgeeft aan senior partners, partners, associate partners en participanten. Stuk voor stuk zijn die groepen vertegenwoordigd in het stichtingsbestuur. ‘Alles bij elkaar een uniek ecosysteem met een heel eigen organisatiestructuur’, zegt Mariska. ‘Ik beschouw het als onderdeel van mijn rol om die structuur uit te leggen en transparant te maken. In zo’n constellatie is het besluitvormingsproces best complex, en het heeft steeds mijn aandacht dat we zo duidelijk mogelijk uitleggen waarom besluiten op die manier tot stand komen. Een goed resultaat is de som van goede inhoud en een goed proces. Zie het als een toneelstuk: vanuit de zaal zie je alleen maar de opvoering, maar achter de coulissen schuilt een hele onzichtbare wereld. Ik vind het belangrijk om die wereld achter het toneel ook steeds onder de aandacht te brengen. Dat is en blijft belangrijk voor de organisatie.’
Geen toezichthouder
De sector van bouw en ruimtelijke ordening kent geen toezichthouder; een groot verschil met de twee decennia ervoor, toen Mariska werkte in de financiële sector. Daarvan bracht ze ruim vijftien jaar door bij duurzame bank Triodos, de laatste vier jaar als corporate secretary bij het onderdeel dat zich bezighoudt met beleggen. In die twee decennia zag ze de roep om verantwoording in de financiële sector toenemen, en daarmee de rol van toezichthouders en de regeldruk.
Op het moment dat ze aantrad als bestuurssecretaris, werkte Mariska al meer dan tien jaar bij Triodos. ‘Het voordeel daarvan is dat je de organisatie en de collega’s al kent’, zegt ze. ‘De keerzijde is dat je bepaalde taken meeneemt die je al verricht. Ik was bijvoorbeeld contactpersoon met de toezichthouders, de Autoriteit Financiële Markten en De Nederlandse Bank. Toen ik secretaris werd, bleef ik dat doen. Op zich niet onlogisch, maar de intensiteit van het toezicht werd steeds groter. Het was soms lastig te combineren. De tijd die je nodig hebt om je rol als secretaris kwalitatief goed in te vullen wordt vaak onderschat.’
Transparantie steeds belangrijker
Lag de nadruk in de functie van bestuurssecretaris aanvankelijk op organisatie en kwaliteit van besluitvorming, tegenwoordig zijn transparantie en communicatie over besluitvorming steeds belangrijker, zowel in- als extern. In haar tijd bij Triodos zag Mariska het voor haar ogen gebeuren. ‘Na de financiële crisis van 2008 is de governance voor banken veel belangrijker geworden. Steeds meer aandacht gaat naar allerlei vormen van verslaglegging om verantwoording af te leggen aan klanten, leveranciers, aandeelhouders en de raad van commissarissen. Zeker in de financiële wereld gaat veel tijd op aan het naleven en monitoren van je corporate governance code. Natuurlijk heb je daarin als secretaris een belangrijke rol. Het ligt in het verlengde van je verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van besluitvorming.’
‘Ik probeer altijd te kijken of nieuwe
wetgeving ook iets positiefs kan brengen’
‘Governance als kans zien’
De ‘groene’ ervaring die ze opdeed bij Triodos en Mariska’s bevlogenheid voor duurzaam ondernemen waren voor Oosterhoff belangrijke redenen om haar aan te nemen in de functie van bestuurssecretaris. Hoewel ook de wereld van bouw en ruimtelijke ordening te maken krijgt met steeds meer regels en normen, is de sector minder sterk gereguleerd dan de financiële wereld. ‘Wij hebben geen vergunning van een toezichthouder nodig om ons werk te doen en dat geeft meer vrijheid om te ondernemen’, zegt Mariska. ‘De keerzijde is dat het kader voor belangenafweging bij besluitvorming veel minder is afgebakend. Het is meer zoeken. Bij Triodos was je vergunning je license to operate. Ook al is de toegevoegde waarde van een nieuwe regel niet meteen concreet of duidelijk, tegelijk is de noodzaak om eraan te voldoen helder. Hier is het niet vanzelfsprekend om kwesties op het terrein van governance te agenderen. Nieuwe wet- en regelgeving leidt veelal niet direct tot enthousiaste reacties. Ik probeer altijd te kijken of het ook een kans kan bieden of iets positiefs kan brengen. Kunnen we er iets van leren of verbeteren? Kunnen we er commercieel iets mee doen? kijk altijd: wat kan het ons opleveren?’
