Eens secretaris, altijd secretaris? ‘Soms wel, maar lang niet altijd’, zeggen Floris Wagenaar en Frederik Kunst, beiden ooit zelf bestuurssecretaris en nu consultant bij Secretarius. Maar wie eenmaal secretaris is geweest, blijft altijd op een speciale manier naar organisaties kijken. ‘Je wilt weten wat er in de black box gebeurt.’
‘Als bestuurssecretaris kreeg ik een inkijkje in alle belangrijke dossiers die speelden bij de zorgorganisatie waar ik werkte. Dat generalistische sprak me erg aan’, vertelt Floris. ‘Ook kreeg ik inzicht in het bestuurlijk functioneren van de organisatie en het samenspel tussen bestuur en toezicht. Voor mij was dit een van de beste plekken om mijn loopbaan te beginnen.’ Terwijl veel bestuurssecretarissen als dertiger of veertiger in deze rol terechtkomen, werd Floris al als twintiger bestuurssecretaris. Nadat hij bij twee kleinere zorgorganisaties als secretaris had gewerkt, ging hij bij Secretarius over een volgende stap in zijn loopbaan praten. Hij dacht zelf aan een secretarisfunctie bij een grotere onderwijsinstelling of zorgorganisatie. Het gesprek kreeg een onverwachte wending. Voelde Floris, met zijn ervaring als bestuurssecretaris en zijn master Strategisch Human Resource Management, niets voor een functie als consultant bij Secretarius?
Generalistisch
In tegenstelling tot Floris raakte Frederik pas later in zijn loopbaan geïnteresseerd in een functie als bestuurssecretaris. Frederik werkte aanvankelijk als advocaat. ‘Dat is een interessante, uitdagende job, maar je bent wel altijd aan het knokken. Wij hebben gelijk en jullie niet’, zegt hij. ‘Dat zag ik mezelf niet de rest van mijn leven doen. Ik ben meer een verbinder. Ik heb bijvoorbeeld ook een mediation-opleiding gedaan.’ Na zijn vertrek uit de advocatuur werkte Frederik als stafjurist en woordvoerder bij de Raad van State en vervulde vervolgens diverse managementfuncties op juridisch en communicatiegebied. Uiteindelijk werd hij bestuurssecretaris. ‘Die functie paste bij mij. Het is generalistisch, je moet netwerken en verbinden, je denkt strategisch mee over de organisatie.’ Nadat hij als bestuurssecretaris had gewerkt bij een projectontwikkelaar, een woningcorporatie en een groot advocatenkantoor ging hij met Secretarius in gesprek over een volgende functie. ‘Daar vroegen ze: heb je er wel eens over gedacht om consultant te worden?’
Raakvlakken
Zowel Floris als Frederik hadden voorheen niet nagedacht over een functie als consultant. ‘Ik moest er natuurlijk even over denken. Maar het was een goede keuze’, zegt Floris. Frederik dacht meteen: ‘dat is een leuke functie. Ik houd van dat spel met een bestuur, een raad van toezicht, een directieraad en het managementteam daaronder. Daar zit je als bestuurssecretaris middenin, maar als consultant ook.’ Ook Floris vindt dat er veel raakvlakken zijn tussen het werk van een consultant en dat van een bestuurssecretaris. ‘Je bent bezig met organisatiedynamiek, het samenspel tussen bestuur, toezicht en medezeggenschap. Het verschil is dat ik nu een externe adviseur ben en dat de secretaris een interne adviseur is.’
Organisatiecultuur
Een ander verschil tussen de functie van bestuurssecretaris en die van consultant is dat de consultant met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken krijgt. ‘Je krijgt bij verschillende organisaties een kijkje in de keuken’, zegt Floris. Hij en Frederik komen over de vloer bij woningcorporaties en universiteiten en bij banken en veiligheidsregio’s. De consultants van Secretarius doen de intakes meestal met z’n tweeën. Dan praten ze met de bestuurder(s) en vaak ook met een lid van de raad van toezicht. ‘We luisteren goed en we proberen aan te voelen hoe de organisatie in elkaar zit. Wat hebben ze nu echt nodig? Welk type secretaris past hierbij? Als consultants moeten we snel een beeld vormen van de organisatiecultuur, het type bestuurders en de manier waarop de organisatie is ingericht’, zegt Frederik. Daar hoort ook voorbereidend werk bij, zoals de website bekijken, het jaarverslag lezen en googlen of er recente krantenartikelen zijn. ‘Die goede voorbereiding, de sfeer aanvoelen en bovenal goed luisteren, dat lijkt natuurlijk ook weer op het werk van de secretaris’, stelt Floris.
Bestuurdersrol
De stap van bestuurssecretaris naar consultant is dus een logische. Hoe zit het met de stap naar een functie als bestuurder? Ligt die ook voor de hand? Minder, denken ze. Al komt het wel voor. ‘Soms zien we jonge bestuurssecretarissen die hun functie zien als een tussenstap om uiteindelijk bestuurder te worden’, aldus Floris. Als bestuurssecretaris hopen ze meer zicht te krijgen op de bestuurlijke dynamiek. Floris vertelt over een ontbijtbijeenkomst van Secretarius, waar een bestuurder die ooit als secretaris was begonnen over zijn loopbaan kwam vertellen. ‘Hij gaf aan dat hij als bestuurder veel profijt heeft van het feit dat hij eerder secretaris was. Daardoor kijkt hij op een heel procesmatige manier naar besluitvormingsvraagstukken.’ Ook ziet hij in de praktijk dat bestuurssecretarissen soms eerst in het lijnmanagement gaan werken en vervolgens manager van een afdeling of directielid worden.
Toezichthouder
Ook de functie van toezichthouder kan een geschikte vervolgstap zijn voor secretarissen. ‘Ik ben zelf ook toezichthouder’, vertelt Frederik, die in de raad van commissarissen van een woningcorporatie zit. ‘Dat is leuk om te doen. Je kijkt op enige afstand van het bestuur wat er allemaal speelt.’ Floris gaat starten met een opleiding om toezichthouder te worden. ‘De rol van toezichthouder sluit mooi aan bij die van secretaris of consultant, maar het perspectief is heel anders’, zegt hij. ‘Als je zelf eerder secretaris was, heb je veel inzicht in de manier waarop de stukkenstroom georganiseerd kan worden. En met je achtergrond als secretaris weet je dat je er als toezichthouder scherp op moet zijn om onafhankelijk informatie te verwerven. Dan heb je snel in de gaten met welke stakeholders binnen de organisatie je het gesprek moet voeren om echt een rijk beeld van de organisatie te krijgen.’
Het ongezegde
Een overeenkomst tussen al deze functies – bestuurssecretaris, consultant, toezichthouder – is dat het belangrijk is dat je gevoel hebt voor “het ongezegde”, vindt Floris. Hij verwijst naar het boek Onder commissarissen van Marilieke Engbers, die gepromoveerd is op het ongezegde in de boardroom en de impact ervan op strategische besluitvorming. ‘Je moet een beetje tussen de zinnen door kunnen lezen en kunnen aanvoelen wat er nou echt wordt bedoeld’, stelt Floris. ‘Het is goed als je Fingerspitzengefühl hebt voor de sociale en organisatorische dynamieken.’
Variatie
Tegenover secretarissen die de overstap maken naar een andere functie staan degenen die er bewust voor kiezen om de rol van secretaris te blijven uitvoeren. Floris en Frederik kunnen zich deze keuze goed voorstellen. Er is immers een grote variatie in secretarisrollen. Die variatie kan zowel de omvang van de organisatie betreffen als de functie-inhoud. Soms ligt het zwaartepunt van de secretarisrol bij advisering, maar het kan ook zijn dat de secretaris een bestuursbureau aanstuurt. ‘Zo kun je als secretaris stappen blijven maken’, zegt Floris.
Switchen
Een andere mogelijkheid is dat een secretaris de overstap maakt naar een andere sector. ‘Wij vinden dat een goede secretaris in elke sector kan werken’, zegt Frederik. ‘Secretarissen hebben de capaciteit om zich nieuwe materie snel eigen te maken. Bovendien zijn de taken en verantwoordelijkheden in grote lijnen hetzelfde. Het is alleen anders ingebed, omdat je te maken hebt met andere wet- en regelgeving en een andere governance code.’ Hij denkt dat het voor secretarissen verfrissend kan zijn om eens van sector te veranderen. Dat zien de consultants in de praktijk overigens vaak gebeuren. Binnen de publieke sector, waar veel secretarisrollen zijn, switchen secretarissen geregeld tussen woningcorporaties, onderwijs, zorg en brancheverenigingen. Frederik zegt: ‘Wij vragen ook altijd: vinden jullie het belangrijk dat iemand sectorale ervaring heeft? Of willen jullie dat iemand primair een goede secretaris is?’ De reactie van de meeste opdrachtgevers is dat ze de specifieke sectorkennis zelf wel in huis hebben. Frederik: ‘Ze willen gewoon een goede secretaris.’
