Als beginnend secretaris kun je soms door de bomen het bos nog niet zien. Dan kan het handig zijn om wat houvast te hebben. Hieronder vind je 20 tips van ervaren secretarissen.
Tip 1: Zorg dat de basis op orde is
Dit lijkt misschien een open deur, maar is lastiger dan je denkt. Als ambitieuze beginnende secretaris kun je geneigd zijn in allerlei gaten te springen om mogelijke problemen van de organisatie op te lossen. Je zult merken dat ook collega’s je voor van alles willen inzetten. Ga daar eerst nog even niet op in. Check bij de voorzitter van de raad van bestuur en de voorzitter van de RvC/RvT wat hun verwachtingen zijn. Zorg verder voor een gedegen inrichting van de documentenstroom, het maken van goede annotaties en verslagen en het doeltreffend archiveren van stukken. Als je dat op orde hebt kun je ervoor kiezen iets extra’s te doen – maar pas nadat je voldaan hebt aan tip 2, 3 en 4.
Tip 2: Zorg dat je de organisatie goed leert kennen
Leer de mensen van de organisatie kennen. Luister naar wat hen beweegt. Wat zijn hun drijfveren, waar worden ze blij van, maar ook: wat zijn hun angsten? Kijk naar de processen, waar stokt het, wat mist er? Check of de activiteiten in lijn zijn met de organisatiedoelstellingen. Waar is dat zo, waar niet? Spelen er persoonlijke belangen mee? In deze fase kan journaling van pas komen. Schrijf wat je meemaakt zo letterlijk mogelijk op. Zonder oordeel. Overdrijf daarbij niet, Het Bureau is al geschreven.
Tip 3: Maak aan de organisatie duidelijk wat jouw rol is
Zoals je hierboven al hebt gelezen is de rol van secretaris niet altijd duidelijk. Misschien heb je zelf een functieprofiel, maar dit betekent nog niet dat de andere medewerkers van de organisatie precies begrijpen wat jij doet. Let op: dit geldt óók voor de meeste MT-leden. Leg uit welke taken je hebt en wees transparant over hoe je met vertrouwelijke informatie omgaat.
Tip 4: Bepaal wat écht belangrijk is
Inmiddels ben je lekker aan de gang, heb je de basis op orde en loopt alles op rolletjes. Nu kun je gaan kijken waar jij als secretaris strategische meerwaarde kunt bieden. Hoe bepaal je dit? Uiteraard ben je regelmatig in gesprek met de voorzitter van de raad van bestuur over wat hij van jou verwacht, maar je kunt nu ook zelf met ideeën komen. Pak je journal uit stap 2 erbij. Nu heb je meer ervaring en ook wat meer afstand van wat je toen meemaakte en opschreef. Kijk eens of er rode draden uit te halen zijn, en of de ervaring die je inmiddels hebt opgedaan er een ander licht op heeft doen schijnen. Kijk ook naar waar jij goed in bent. En formuleer op basis daarvan een aantal concrete doelen die je wilt bereiken. Deze stem je uiteraard af met de bestuurder.
Tip 5 Houd focus
Het is heel belangrijk dat je je niet gek laat maken. Een secretarisbaan is een generalistische baan en als je niet oppast word jij in je ééntje verantwoordelijk voor de categorie ‘Overig’. Als het niet HR, Communicatie of Financiën is dan zal het wel een klusje voor de secretaris zijn, wordt vaak gedacht. Bewaak je grenzen hierin. Uiteraard kun je ad hoc wel eens iets oplossen. Dat is leuk. Maar als het structureel wordt, zorg dan voor een structurele oplossing.
Tip 6 Je bent niet verantwoordelijk voor de besluiten en acties van je bestuurder
Hou goed in de gaten dat je louter een adviserende rol hebt naar je bestuurder. Hij kan besluiten jouw adviezen naast zich neer te leggen en acties te ondernemen waarvan jij vindt dat ze slecht zijn voor de organisatie. Accepteer dat. Uiteraard kun je een tweede keer jouw visie op de zaak geven, maar hij is verantwoordelijk voor wat hij ermee doet. Uiteraard is het wel van belang regelmatig te toetsen of je nog van strategische meerwaarde bent voor de bestuurder. Als die meerwaarde er niet meer is dan is het tijd om verder te kijken. Dat is geen schande. Jouw effectiviteit als secretaris kan alleen bestaan bij de gratie van een goede klik met de bestuurder.
Tip 7 Overschat je rol niet
Doordat je bij veel van de belangrijke vergaderingen van een organisatie bent, mede daardoor veel weet en je eigen organisatie een beetje beter wilt maken, kun je ten onrechte denken dat je ook alle mogelijkheden hebt om die organisatie ten positieve te veranderen. Realiseer je dat je daarin alleen een assisterende rol hebt.
Je zit dicht bij het vuur,
in Haagse kringen ook wel
de bontkraag genoemd.
Tip 8 Onderschat je rol niet
Je kunt vanuit jouw rol ervoor zorgen dat bestuurders op basis van de juiste informatie beslissingen nemen. Of zoals één van de secretarissen het verwoordde: je kunt bijdragen aan gewetensvolle besluitvorming.
Tip 9 Waak voor collega’s die jouw invloed overschatten
Omdat je dicht bij het vuur zit, in Haagse kringen ook wel de bontkraag genoemd, kun je een enorme aantrekkingskracht uitoefenen op bepaalde collega’s. Zeker collega’s die ‘iets met autoriteit’ hebben kunnen het maar wat spannend vinden dat jij een direct lijntje hebt met de bestuurder. Terwijl jij het zelf allang doodnormaal vindt. Je zult merken dat sommigen via jou bij de bestuurder willen scoren. Houd deze toenaderingspogingen op gepaste afstand.
Tip 10 Waak voor collega’s die jouw invloed onderschatten
Vaak ben je als secretaris lid van het MT, maar je hebt een ondersteunende rol ten aanzien van het bestuur. Sommigen verwarren de rol van ondersteuner met die van een slaafse uitvoerder van opdrachten van de bestuurder. Bedenk voor jezelf of het van belang is of de collega in kwestie weet wat je echte rol is. Als de collega niet een belangrijke speler is, kun je het laten gaan. Is het wel een belangrijke speler, maak dan duidelijk waar jij voor staat.
Tip 11 Zorg dat je goed geïnformeerd bent.
Een van de leukere rollen die je als secretaris hebt is die van oliemannetje. Omdat je vaak meer benaderbaar bent dan de bestuurder, vertellen mensen je meer. Je weet daardoor ook beter hoe het in de organisatie echt gaat. En als je sociaal een beetje handig bent, kun je die kennis inzetten om vastgelopen processen vlot te trekken of minder gemotiveerde mensen er weer bij halen.
Tip 12 Weeg de informatie die tot je komt zorgvuldig
Omdat je dicht bij het bestuur zit zullen mensen je willen beïnvloeden. Dat is normaal. Sommigen zullen vrij direct zijn in wat ze van je vragen. Dat is makkelijk, dan kun je direct aangeven of je het wel of niet kunt bieden. Anderen zullen je op een indirecte manier willen beïnvloeden. Dan is het goed om na te gaan wat hun motief is. Meestal zal dat onschuldig zijn, maar niet altijd.
Tip 13 Verlaat op tijd de organisatie
Of je nu interimmer bent of in vaste dienst, er is een houdbaarheid aan de tijd dat je meerwaarde kunt bieden. Het kan zijn dat je een prachtige tijd achter de rug hebt met bestuurder 1, maar dat je merkt dat het helemaal niet klikt met bestuurder 2. Geef het een kans, natuurlijk, maar blijf er niet te lang in hangen. Kijk ook of je qua waarden op één lijn zit met de bestuurder. Als dit niet zo is, wordt het ook tijd om verder te kijken. Ergens is er een organisatie waarin je wel kunt excelleren. Zorg dus dat je in ons bestand komt 😉
Tip 14 Kies een geheim wapen
Een kandidaat die ik laatst sprak formuleerde het mooi. Ze zei: “Ik wilde liefde brengen in de laatste organisatie waarvoor ik werkte, dat hadden ze nodig.” Bedenk voor jezelf wat jóuw organisatie nodig heeft en neem dat woord, of beeld als je een beelddenker bent, mee in je achterhoofd als je haar tegemoet treedt.
Tip 15 Zorg dat je gezond blijft
De meeste secretarisbanen zijn (nagenoeg) fulltime-functies. En veel secretarissen maken daarnaast nog een flink aantal overuren. Probeer er op te letten dat het niet helemaal 24/7 wordt. Bewaak je grenzen. Doe je het niet voor jezelf, doe het dan voor de organisatie. Het is in niemands belang als de secretaris onderuitgaat.
Tip 16 Ga vertrouwelijk om met informatie van de raad van bestuur en raad van commissarissen
Deze tip lijkt een open deur, maar in de praktijk zul je zien dat je behoorlijk onder druk kunt komen te staan omdat je je op een informatieknooppunt bevindt. Wees, zeker als beginnend secretaris, zeer terughoudend in het delen van informatie. Als mensen vissen naar wat je weet, houd je dan op de vlakte. Een zeer ervaren secretaris kan wel eens strategisch iets loslaten, in het organisatiebelang, maar alleen als het écht noodzakelijk is.
Tip 17 Los moeilijke dilemma’s niet in je ééntje op
De secretarisrol is in zijn aard een solitaire rol. Je bent wel bij vergaderingen van het bestuur, maar je bent geen onderdeel van het bestuur. Je hebt geen beslissingsbevoegdheid. Aan de andere kant weet je vaak veel meer dan andere medewerkers van de organisatie en daardoor ben je ook niet helemaal een van hen. De meeste secretarissen geven aan over het algemeen goed om te kunnen gaan met de solitaire rol, en laten we eerlijk zijn: het geeft ook veel vrijheid. Maar er zijn ook situaties waarin het eenzaam kan voelen, bijvoorbeeld als je zit met een serieus ethisch dilemma. Zorg dan dat je iemand hebt met wie je kunt sparren. Dit kan een meer ervaren secretaris zijn bij een andere organisatie, maar je mag ook altijd aan ons vragen om mee te denken. Wij begrijpen jouw positie als geen ander en wat gezegd wordt blijft onder ons.
Tip 18 Schrijf je in voor intervisie
Het kan zinvol zijn om je in te schrijven voor één van onze intervisiegroepen. Wij organiseren door het jaar heen bijeenkomsten waar je, aan de hand van bestaande casuïstiek, van andere secretarissen kunt leren. Je komt in een groepje met secretarissen die ongeveer hetzelfde ervaringsniveau hebben als jij zelf.
Tip 19 Denk nooit dat je alles weet
Het is verraderlijk om te denken dat omdat je bijzondere dingen weet, je daarmee álles weet en dat alles wat je denkt te weten ook echt klopt. Wij hebben allemaal veel informatie in ons hoofd die we op allerlei verschillende manieren tot ons hebben gekregen. Als secretaris heb je toegang tot heel veel, en vaak ook bijzonder vertrouwelijke informatie. Dit kan je onterecht het gevoel geven dat je het hele plaatje overziet. Trap daar niet in. Blijf nieuwsgierig en ga op zoek naar alternatieve verklaringen voor wat je ziet. Dit advies geldt overigens niet alleen voor secretarissen.
Tip 20 Heb plezier!
Je zou het bijna vergeten, maar het belangrijkste in je werk is toch wel dat je plezier hebt. Kijk waar jij je persoonlijke lol uit kan halen en geniet er dan ook volop van!
In dit artikel wordt hij/hem/zijn gebruikt om te verwijzen naar de bestuurder. Uiteraard kun je hiervoor ook zij/haar/haar of zij/hen/hun lezen.
