Vraaggesprek: Eerste secretarisbaan

11.12.2018


Gastartikel: Rob Korteweg

Rob Korteweg startte in januari 2017 in de rol van Bestuurssecretaris ad interim bij Scholen aan Zee. Dit is zijn eerste functie als Bestuurssecretaris en dan ook nog eens binnen een sector die voor hem onbekend was. Dat is even schakelen! We zijn dan ook erg benieuwd hoe hij op afgelopen jaar terugkijkt.

Aan de hand van een aantal stellingen komen we er graag achter hoe hij de overstap ervaren heeft, hoe hij het vak van secretaris ziet en welke uitdagingen hij voor zichzelf én voor het vak voor de toekomst ziet.

Wanneer je de sector niet kent is een interimopdracht als secretaris bijna niet te doen!

Ik denk dat het in veel gevallen juist een voordeel is als je de sector niet kent. Op die manier kun je als secretaris nog relatief onbevangen de organisatie tegemoet treden zonder bezig te zijn met hoe het hoort. In mijn geval leverde dat veel verwondering op die soms na twee jaar nog altijd aanwezig is. Maar daarom heeft het College van Bestuur mij uiteindelijk ook aangenomen. Het voordeel voor de organisatie zit in het brengen van nieuwe inzichten en nieuwe energie. Vanuit mijn werkervaring in hele andere sectoren (overheid, pensioen, consultancy) neem ik ook veel mee, waarmee de organisatie verrijkt kan worden. De inhoudelijke kennis over in mijn geval voortgezet onderwijs pakte ik redelijk snel op, omdat ik als “nieuweling” in het vak en binnen het voortgezet onderwijs gelijk het diepe in werd gegooid.

De secretaris is niets meer en niets minder dan de regisseur van het spel dat corporate governance heet

Dat is zeker belangrijk onderdeel van je werkzaamheden als secretaris en dat moet gewoon op orde zijn. Maar de rol van secretaris is in mijn beleving veel breder en meer divers dan governance alleen. De toegevoegde waarde die een secretaris kan leveren binnen (en buiten) een organisatie is in hoge mate afhankelijk van de eigen ambities van de secretaris en de ruimte die de organisatie de secretaris biedt. In mijn geval is de rol van secretaris veel breder ingestoken en omvat bijvoorbeeld ook de rol als sparring partner van het MT, projectleider van allerlei interne projecten en het fungeren als een soort Haarlemmerolie binnen de organisatie. Dat maakt naar mijn mening de rol van secretaris ook zo interessant, veel omvattend en belangrijk.  

Het moeilijkste aspect van de secretarisfunctie is dat het een solistische rol is

De rol van secretaris kan inderdaad eenzaam zijn. Het is bij lastige vraagstukken tussen bijvoorbeeld het College van Bestuur (CvB) en Raad van Toezicht (RvT soms moeilijk te manoeuvreren en positie te bepalen. Dat zorgt soms voor dilemma’s die moeilijk intern te bespreken zijn. Een goed netwerk van secretarissen, waarin je anoniem dit soort vraagstukken kan bespreken, helpt mij erg. Ook helpt het als je als secretaris een goede relatie hebt met beide voorzitters die vertrouwen geven en staan voor transparantie, ook in moeilijke situaties. Maar het solistische karakter hoort binnen redelijke grenzen bij het werk als secretaris.

De taak van beider voorzitters is om de positionering van de secretaris helder in de organisatie neer te zetten

Voor een deel kan dit zeker helpen. Ik ben er wel van overtuigd dat je als secretaris hier voor een groot deel zelf verantwoordelijk bent. Een secretaris staat in mijn beleving niet los van de organisatie, maar moet daar integraal onderdeel van uitmaken en een stevig netwerk binnen de organisatie hebben. Dit vooral om duidelijk te krijgen wat er echt binnen de organisatie speelt. In mijn geval levert dat zoveel bijzondere ontmoetingen en nieuwe inzichten op die mij kunnen helpen om de organisatie verder te helpen en vraagstukken op de juiste plekken bespreekbaar te maken.  

Een bestuurder kan tegenwoordig niet meer zonder secretaris

In de wereld van het voortgezet onderwijs zie ik dat sommige onderwijsorganisaties geen secretaris hebben en prima functioneren. Het hebben van een secretaris is in mijn optiek dan ook geen absolute voorwaarde om goed te kunnen functioneren. Aan de andere kant zie ik in mijn eigen organisatie wel dat zaken steeds complexer worden en de verwevenheid tussen vraagstukken toeneemt. Daarbij speelt ook nog dat Scholen aan Zee zich in een krimpregio bevindt en als gevolg daarvan de financiën en de kwaliteit onder druk komt te staan. In dit hele krachtenveld kan de secretaris een belangrijke rol vervullen om in ieder geval het overzicht te houden, de bestuurders de ruimte te geven om zich met de kernzaken bezig te houden en actief met bestuurders te sparren over oplossingen.

Reacties (0)

This thread has been closed from taking new comments.