Lijkt het jou leuk om directiesecretaris te worden binnen een culturele instelling? Ben je ambitieus en wil jij als secretaris graag een bijdrage leveren aan een organisatie in ontwikkeling? Ben jij goed in structuur aanbrengen en het verbeteren van processen?
 
Functieomschrijving
Als directiesecretaris ondersteun je de directeur-bestuurder, de raad van toezicht (RvT) en het managementteam (MT). Je hebt een belangrijke rol in het verzorgen van de informatievoorziening richting de RvT en het MT en zorgt voor de verslaglegging van deze gremia. In nauwe samenwerking met de directeur-bestuurder werk je aan de verdere ontwikkeling en uitbouw van de organisatie. Jouw focus ligt primair bij de ondersteuning van de directeur-bestuurder.
Je zorgt ervoor dat de directeur-bestuurder zich op haar kernwerkzaamheden kan focussen en dat taken adequaat binnen de organisatie worden opgevolgd. Je bent verder verantwoordelijk voor het inrichten en beheren van het document managementsysteem. Het CKE is een ambitieuze organisatie in ontwikkeling en jij kunt hier als directiesecretaris een belangrijke rol in spelen. Je ontwikkelt en bewaakt beleid en processen op het gebied van AVG, governance, diversiteit en Fair Practice.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Je draagt zorg voor de planning, voorbereiding en aanlevering van stukken voor de RvT en het MT en signaleert belangrijke aandachtspunten;
• Je notuleert de vergaderingen van de RvT en het MT en stelt notulen, actie- en besluitenlijsten op;
• Je beheert de agenda van de directeur-bestuurder en stelt prioriteiten in de agenda;
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van besluiten, gemaakte afspraken en de door de directeur-bestuurder uitgezette opdrachten;
• Je bent verantwoordelijk voor het notuleren van het BIS overleg, het overleg over de Basisinfrastructuur van de cultuur sector in Eindhoven;
• Je verzorgt, in opdracht van de directeur-bestuurder, de interne communicatie over genomen besluiten en gemaakte afspraken;
• Je bent verantwoordelijk voor de inrichting en beheer van document managementsysteem en bewaakt de kwaliteit van het systeem en documenten;
• Je handelt, in overleg met de directeur-bestuurder of geheel zelfstandig, correspondentie af.

De organisatie
Bij het CKE werken ruim 80 medewerkers, 20 vrijwilligers en vele freelance docenten, makers en ontwerpers. Het CKE kent lijn- en stafafdelingen, waarbij de lijnafdeling Kunst & Creativiteit ondersteund wordt door de stafafdelingen Projectorganisatie & Advies, Finance & Control en Services. De organisatie houdt zich bezig met cultuureducatie, amateurkunst en cultuurparticipatie en heeft tientallen mooie projecten in de buurten en wijken van Eindhoven opgezet. Het CKE werkt samen met partners in het maatschappelijke en culturele veld en is het aanspreekpunt voor de ruim 100 amateurkunstverenigingen en individuele amateurkunstenaars in Eindhoven.
Op bijna alle basis- en middelbare scholen in Eindhoven en regio verzorgen docenten van het CKE kunstlessen en kunstprojecten. Hiermee bereikt het CKE jaarlijks 20.000 kinderen en jongeren. Daarnaast biedt het CKE een ruime keuze in allerlei cursussen en workshop voor de vrije tijd in alle kunstdisciplines. Ieder jaar zijn er zo’n 3.000 cursisten (kinderen, jongeren en volwassen) die via het CKE hun creativiteit ontwikkelen. In het pand van het CKE aan de Pastoor Petersstraat werk jij in een creatieve en levendige omgeving. De pay-off is dan ook: Creativiteit voor iedereen.          

Functie-eisen    
Kennis en Ervaring

• Een relevante HBO-opleiding bijvoorbeeld rechten of directiesecretaresse
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Sterk in plannen, organiseren en voortgangsbewaking, integer en oog voor kwaliteit
• Openheid om te leren en ambitie om te willen investeren in een leuke creatieve omgeving
• Goed kunnen schakelen op diverse niveaus

Arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst voor de periode van één jaar met uitzicht op onbepaalde tijd voor 0,6-0,8 FTE
• Een salaris van minimaal € 2.731 en maximaal € 4.225 per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van opleiding en werkervaring
• Mogelijkheid om één dag per week vanuit huis te werken
• Vakantiegeld en eindejaarsuitkering

Interesse?
De werving- en selectieprocedure wordt verzorgd door Secretarius. Als jij vindt dat deze functie bij je past, nodigen we je van harte uit om te solliciteren: ongeacht je leeftijd, gender, culturele achtergrond, van wie je houdt en wat je gelooft.

Secretarius gaat direct met geschikte kandidaten in gesprek, dus wacht niet te lang met solliciteren. Voor nadere informatie kun je contact opnemen met Secretarius op telefoonnummer 085 489 4895. Een motivatie en cv graag sturen naar: info@secretarius.nl.