Steeds meer organisaties zien de toegevoegde waarde van een secretaris bij de professionalisering van bestuur en toezicht. Een goede secretaris is onmisbaar voor goed bestuur, toezicht en ‘good governance’ in zijn algemeenheid. Secretarius is gespecialiseerd in de werving en selectie van secretarissen en weet voor elk type organisatie de juiste secretaris te vinden. Wij zijn bekend met de secretarisrol binnen diverse branches.
Onze opdrachtgevers zijn zowel commerciële organisaties als organisaties in het publieke domein en non-profit.
Een secretaris (letterlijk geheimhouder) is de persoon die zorgt voor de organisatie en ondersteuning van de bijeenkomsten van bestuurders, toezichthouders en andere gremia binnen een organisatie. De secretaris verzorgt de notulen tijdens een vergadering, maar vaak ook de voorbereiding en opvolging van de acties. Tevens adviseert hij of zij op het gebied van governance aangelegenheden en waakt over geldende wet- en regelgeving.
De secretaris kan met zijn of haar expertise zowel een objectieve als adviserende rol vervullen. Zo functioneert de secretaris meer en meer als bestuursadviseur en partner van de toezichthouders. Ook zien wij de secretaris terug als beleidsadviseur en gesprekspartner waarmee u de strategie van uw organisatie of vereniging nog beter vorm kunt geven.
Niet alleen heeft de rol secretaris de afgelopen jaren aan populariteit gewonnen; de functie en positie van de secretaris is ook aan het veranderen. Zo zijn er bestuurssecretarissen die opereren in de rol van trusted advisor voor raad van bestuur en raad van commissarissen; afhankelijk van de omvang van het bestuurssecretariaat kunnen er tevens adjunct-secretarissen werkzaam zijn die de company secretary ondersteunen. In grote organisaties opereren secretarissen op verschillende niveaus en zijn er vaak ook directiesecretarissen binnen de verschillende bedrijfsonderdelen actief. In de meeste organisaties zijn er ambtelijk secretarissen voor de ondersteuning van de medezeggenschapsorganen. Ook bestaan er secretarissen voor verenigingen en stichtingen, een specifieke rol met eigen vaardigheden en competenties.
Kortom: secretarissen werken overal in Nederland en binnen diverse organisaties op verschillende niveaus waarbij de functie dan net steeds een andere benaming en invulling heeft. In alle vormen heeft de secretaris echter als doel de (besluitvormings-)processen en aansturing van de organisatie optimaal te laten functioneren.
Naast het organiseren en ondersteunen van de bijeenkomsten van raad van bestuur en raad van commissarissen/toezichthouders verschuift de focus van de secretaris naar activiteiten die gericht zijn op waardecreatie in de organisatie. De secretaris is ook van betekenis als board-whisperer, trusted-advisor of spin-in-het-web. Vaak vervult de secretaris een spiegelfunctie voor bestuurders en toezichthouders.
De volgende vijf dimensies van de secretarisrol geven een goed beeld van alle aspecten die horen bij de functie van secretaris:
De secretaris is vaak de duizendpoot binnen de organisatie. Competenties die vaak gevraagd worden zijn:
De secretaris is de stille kracht op de achtergrond die de zaken bij elkaar houdt en alles soepel laat verlopen.
In Nederland is de secretarisrol niet wettelijk vastgelegd. Daarnaast geeft men per organisatie op een andere manier invulling aan de secretarisfunctie, zowel qua benaming als takenpakket. De invulling van zo’n functie betreft dus maatwerk. Afhankelijk van de rapportagelijnen, de fase waarin een organisatie zich bevindt en de reeds ingevulde functies dienen competenties vastgesteld te worden waarover een secretaris moet beschikken om de juiste toegevoegde waarde te brengen.
Onze kracht bestaat uit een uitgebreid netwerk van secretarissen in combinatie met ruime ervaring in het vinden en plaatsen van de juiste kandidaat. Met Secretarius krijgt u een persoonlijke aanpak waarbij we samen bepalen wat u nodig heeft. U schakelt met een vaste contactpersoon uit ons team. Of het nu gaat om een plaatsing van een secretaris voor een langere samenwerking of een secretarisfunctie op tijdelijke basis, wij leveren de juiste match. Na plaatsing houden wij contact met alle partijen.
Op zoek naar de juiste secretaris? Neem vrijblijvend contact met ons op via 085 489 48 95 of gebruik ons contactformulier.
