De secretaris in Coronatijden

13.05.2020

Een marathon in sprinttempo

Auteur: Janine Fidder & Vanessa Seur.

 

Soms moet je een hap kunnen nemen uit je bureau en denken: “Nou ja, een beetje crunchy…”.

Deze opmerking kwam langs in een van de gesprekken met ‘onze’ kandidaten aan het begin van de coronacrisis om te peilen hoe het met iedereen ging. Deze gesprekken zetten ons aan het denken:

  • Wat ís nu de rol van de secretaris in deze barre tijden? En in hoeverre is deze veranderd?
  • En, als je een hap uit je bureau moet nemen, wat maakt ‘m dan zo crunchy? Is het toch even slikken om je ego te parkeren en een bestuurder onder druk in zijn comfort zone te brengen? Of valt ‘t zwaar op de maag dat er door de fysieke afstand meer verticaal wordt aangestuurd? Waar je eerder deel uitmaakte van een horizontale en breed gedragen besluitvorming …

We besloten de deskundigen zelf aan het woord te laten. Om een goed beeld te krijgen van de secretarisrol in deze nieuwe werkelijkheid interviewden wij secretarissen werkzaam in verschillende sectoren. Zo spraken we met een secretaris van een woningcorporatie, iemand die werkzaam is als secretaris binnen de financiële sector, maar ook met een secretaris van een zorgorganisatie en een secretaris die zijn werk doet binnen een universitaire omgeving.

De impact op de primaire processen van de organisatie

Binnen elke sector liggen de primaire processen onder druk en in sommige gevallen helemaal stil. Secretarissen opereren op bestuurlijk niveau maar hebben tevens een verbindende rol met de rest van de organisatie. Opvallend is dat alle secretarissen die wij interviewden zich enorm betrokken voelen bij de impact die deze crisis heeft op de mensen die werkzaam zijn binnen deze primaire processen. Deze verbindende rol tussen directie en de mensen die verantwoordelijk zijn voor de primaire processen maakt een secretaris vanwege zijn ‘hands-on’ attitude een vrijwel onmisbaar lid van een crisisteam. “Een crisisteam lijkt niet altijd gebaat bij directieleden. Die zijn vaak te weinig operationeel en staan te ver af van de materie. In een crisisteam is behoefte aan mensen vanuit de operationele sfeer, mensen die werken met de systemen”, aldus een van de secretarissen. “Zo ontstaat er in feite een noodorganisatie naast de gewone.”

Een nieuwe manier van werken

Corona dwong organisaties van de fysieke wereld naar een online omgeving. Alle secretarissen die wij spraken werkten vanuit huis. In eerste instantie een enorme uitdaging om dit te organiseren, maar nu het reguliere werk gewoon doorgaat is het bewijs geleverd dat thuiswerken wel degelijk kan. Het verplichte thuiswerken heeft in veel organisaties geresulteerd in een spectaculaire digitalisering van de medewerkers in slechts enkele weken. Het massale thuiswerken heeft bewezen dat thuiswerken heus kan en dat mensen dan ook echt werken. Bestuurders kunnen nu niet anders dan daarop vertrouwen.

In meerdere gesprekken kwam naar voren dat het thuiswerken ook een nieuwe kijk op de huisvesting van de organisatie geeft. Organisaties die bezig waren met het herzien van hun huisvesting komen er nu achter dat hun plannen niet langer aansluiten bij de nieuwe werkelijkheid die zij tegemoet gaan. De plannen zullen rekening moeten houden met een toename van thuiswerken. Dat biedt doorgaans een heel nieuw perspectief voor huisvestingsvraagstukken.

Er wordt veel met MS Teams gewerkt. Teams gebruiken deze applicatie met een vanzelfsprekendheid voor hun gebruikelijke ‘stand-up’ aan het begin van de dag. Ook lijkt het een tendens dat mensen het beeldbellen gaan prefereren boven het gewoon bellen.

Het belangrijkste nadeel van deze nieuwe manier van werken was voor iedere secretaris het gebrek aan menselijke interactie. Beeldbellen mag dan een goed alternatief zijn, het geeft niet díe energie  die zij krijgen van de interactie met collega’s.

Uitdagingen voor de organisatie

Een crisis van deze omvang en duur is vanzelfsprekend een enorme stresstest voor organisaties. Bestaande protocollen schieten tekort; daarvoor is het virus te onvoorspelbaar. En bovendien is nu alles verplaatst naar een digitale omgeving in plaats van een fysieke.

Ook in de processen van de besluitvorming ligt een uitdaging. Voor veel organisaties geldt dat zij gedwongen worden om zich aan te passen van een nevengeschikte organisatie naar een command-control situatie, met verticale besluitvorming in plaats van de gebruikelijke horizontale.

Een andere uitdaging is om de kwaliteit van de besluitvorming te bewaken nu snelheid ook een belangrijke factor wordt om adequaat te reageren op de veranderingen. Normaliter kunnen beslissingen nog even aangehouden worden omdat er consensus bereikt dient te worden met andere stakeholders binnen en buiten de organisatie. Nu worden beslissingen genomen die ook meteen uitgevoerd moeten worden. Gevaren van een tunnelvisie en ‘in-crowd’-denken liggen dan op de loer. Er wordt een beroep gedaan op het vermogen van besturen (en derhalve ook van secretarissen) om prudent te blijven handelen, zodat je de besluiten die je nu neemt (of juist niet) over een jaar ook nog uit kunt leggen.

Behalve uitdagingen van bestuurlijke aard, is er ook de uitdaging rondom de communicatie naar de community. “Wat MP Rutte zegt, moet naar binnen worden vertaald”, aldus één van de secretarissen. Mensen hebben nu  meer dan ooit helderheid van zaken nodig. Daarbij is het  essentieel om perspectief te blijven schetsen. “Een term als ‘crisis’ moet je niet te lang gebruiken. Mensen moeten het niet als iets permanents gaan ervaren.” En wat besluit en communiceer je überhaupt in deze coronatijd? Als je nu een reorganisatie gaat communiceren die nog even op zich laat wachten loop je de kans dat je de mensen in je organisatie onnodig stresseert, maar tegelijk is het wel van belang om zaken tijdig te communiceren als je weet dat er een reorganisatie aankomt … Een goede band met de medezeggenschapsraad komt het bouwen aan vertrouwen binnen de organisatie nu zeker ten goede.

Wordt het langzamerhand niet tijd om de lijnorganisatie op zoveel mogelijk vlakken weer toe te passen? De secretarissen die wij spraken beamen dit en zijn zich er terdege van bewust dat het inmiddels weer tijd is voor hun hun organisatie om van crisismanagement door te schakelen naar een toekomstperspectief:

  • het inrichten van de 1,5 meter economie, het nieuwe normaal;
  • een plan voor de komende periode van bezuinigingen, spaarzaamheid, mogelijke begrotingstekorten en daarmee samenhangend het aanboren van nieuwe bronnen van inkomsten.

Uitdagingen voor de secretaris

Op onze vraag wat voor de secretarissen de grootste uitdaging was op dit moment kwam er één unaniem antwoord: de menselijke interactie werd door ieder enorm gemist. Zowel op professioneel vlak als op persoonlijk vlak. Professioneel gaat het dan bijvoorbeeld om de fine-tuning door de waarneming van de non-verbale communicatie in een fysieke vergadering, maar ook het gebrek aan fysiek persoonlijk contact met de mensen in de organisatie werd steeds genoemd. Weliswaar is er nu frequent contact met de bestuurders en het MT, maar de mensen in de organisatie zijn nu van de radar afgevallen. Het ‘gewoon even langslopen’ wat veel secretarissen doen om een gevoel te krijgen voor de onderstromen en om te weten wat er bij de mensen speelt, is nu niet mogelijk.

Ook de ‘boardroom-dynamics’ veranderen. Fricties die in normale situaties niet zo opvallen en waarmee nog te leven is worden nu zichtbaar en komen boven water. Er komt van alles bloot te liggen dat onder normale omstandigheden nog wel onder het tapijt geveegd kon worden. Bestuurders komen extra onder druk te staan en willen nog wel eens doorschieten van hun kwaliteiten naar hun valkuilen; van creatief naar chaotisch, van directief naar militaristisch …

Ook de rol van secretaris als klankbord, als iemand die afremt en soms zelfs tegengas geeft is nu meer naar de achtergrond verdrongen.

De deugden van de secretaris in coronatijd

De secretarissen die we hebben gesproken hebben zich de afgelopen periode – nog meer dan gebruikelijk - ontwikkeld tot steunpilaar van de organisatie. Deugden als rust, orde en overzicht bewaren en structuur aanbrengen kwamen goed van pas. En ondanks het harde werken weten ze hun chagrijn goed in toom te houden en een goede relatie met collega’s te onderhouden. Ze behouden hun kritische blik en gaan vanuit hun minderheidspositie tegen de bestuurder in waar nodig; ook als hen dat minder populair maakt. Hun verbindende rol en het vermogen om in contact te blijven met iedereen is nu belangrijker dan ooit. 

Lessons learned

De coronacrisis heeft duidelijk gemaakt dat de stok van menig secretaris zo ver reikt als een bestuurder hem of haar de ruimte geeft. Maar ook heeft deze crisis laten zien dat er geen bestuurder is, hoe capabel ook, die het alleen kan oplossen. Je zit samen in deze crisissituatie en je moet het sámen oplossen. Juist nu is het belangrijk om open te staan voor verschillende perspectieven, die heb je nodig om tot ‘het juiste’ te komen. En inmiddels heeft ieder wel ervaren dat er niet één waarheid is.

Wat heeft deze situatie je in positieve zin gebracht?

De secretarissen met een gezin gaven allemaal aan dat zij, ondanks de drukte, ook genieten van het gezinsleven. Hun wereld kleiner is geworden, maar tegelijk is het prettig om te ervaren dat dat ook best groot genoeg kan zijn. Mensen herijken wat écht belangrijk is en wat ze nu eigenlijk écht nodig hebben.

Ook wordt het solidariteitsgevoel dat in veel organisaties bestaat als bijzonder positief ervaren. Met name de secretaris die in een zorgorganisatie werkt gaf meerdere malen aan getroffen te zijn door de enorme inspanningen van alle collega’s en de positieve energie van zowel staf als medewerkers om samen de klus te klaren.

Organisaties spreken hun inventiviteit aan en de omstandigheden dwingen tot het doorbreken van geijkte denk- en handelingspatronen. Dat biedt ook weer nieuwe mogelijkheden die volop worden benut. Daar heeft de secretaris zijn handen nog wel vol aan!

Tot slot

Alle secretarissen geven aan dat het hard werken is in deze tijden! Want door alles heen lopen de gebruikelijke zaken ook gewoon door. Het schakelen naar de modus ‘crisisbeheersing’ is er voor de meeste van hen gewoon bijgekomen. En ook de nieuwe uitdagingen zoals het implementeren van de 1,5 meter economie in de organisatie in een tijd van recessie komt er straks gewoon bij.

Kortom: de secretaris loopt een marathon. In sprinttempo. Hulde!!!

 

Reacties (1)

  1. Annemieke van Kaam:

    Dit is heel herkenbaar. Goed om te lezen!

This thread has been closed from taking new comments.