Een goede bestuurssecretaris, wanneer ben je dat? Welke kwaliteiten en eigenschappen zou een goede bestuurssecretaris moeten hebben? Een bestuurssecretaris moet o.a.
- om kunnen gaan met diverse belangen
- kunnen schaken op meerdere borden
- vertrouwen uitstralen en dat ook waarmaken
- en tegen een stootje kunnen!
Secretarius heeft deze eigenschappen samengevat in deugdelijk, standvastig en wijs en vroeg mij iets te schrijven over standvastigheid. Het woordenboek zegt over standvastigheid: beslistheid, bestendigheid, constantheid, gestadigheid, vastberadenheid, vasthoudendheid en trouw aan de eigen principes. Ik zeg: herkenbaar!
Standvastigheid is nodig om te komen tot goede besluitvorming: wordt het onderwerp dat om een besluit vraagt daadwerkelijk afgerond met een duidelijk besluit?
Standvastigheid is ook nodig om overtuigend te kunnen zijn wanneer een Raad van Bestuur of Raad van Toezicht zaken moet aanpassen door veranderde wet- en regelgeving en het belang wat minder ziet om dit vast te leggen. Terwijl dat wel noodzakelijk is, zeker om op terug te kunnen grijpen in tijden dat samenwerking kan gaan ‘schuren’.
Heldere en effectieve besluitvorming en communicatie vind ik belangrijk. Ook dat er vooral geen overbodige papieren rompslomp moet worden geproduceerd. Ik kies dan ook graag voor beknopte, duidelijke vastlegging. Bij voorkeur geen (onnodige) documenten die stof liggen te verzamelen in een la. Er moet al zo veel worden geregistreerd. Zo min mogelijk rompslomp is dus één van mijn principes waar ik trouw aan ben.
Standvastigheid in de zin van ‘trouw zijn aan je eigen principes’ en ‘staan voor je eigen werkwijze’ kan veel opleveren in de praktijk.
In een zorgorganisatie waar ik ooit werkte, deed zich een ernstig incident voor met een cliënt. Dit werd uiteraard gemeld bij de Inspectie, die kwam met de opdracht: ‘Maak een PRISMA-analyse’.
Er was echter goede zorg verleend: in overleg met betreffende cliënt en naasten waren afspraken gemaakt en deze waren, zoals het hoort, vastgelegd in het zorgplan.
Maar incidenten en ongelukken gebeuren en zo ook hier!
Na rijp beraad en denkwerk heb ik de Raad van Bestuur de optie voorgelegd om de Inspectie gewoon te informeren over de gevolgde werkwijze. Over de afspraken die met deze cliënt waren gemaakt om zorg en dienstverlening te bieden en ook dat dit alles was vastgelegd. Kortom, dat goede zorg was verleend, maar dat door een onvoorziene omstandigheid een fataal ongeluk was gebeurd.
De andere optie was om het verzoek van de Inspectie op te volgen en een tijdrovende PRISMA uit te voeren.
De voors en tegens van beide opties had ik beargumenteerd.
Wanneer voor de eerste optie zou worden gekozen lieten we zien overtuigd te zijn van onze werkwijze.
Bij de tweede optie zouden we tegemoet komen aan het verzoek van de Inspectie zonder expliciet te staan voor onze werkwijze (maar toch nog steeds vinden dat onze werkwijze goed was geweest).
Ik pleitte dus voor de eerste optie, hetgeen de nodige overtuigingskracht vroeg. De Raad van Bestuur ging akkoord en ging daarmee achter haar eigen werkwijze staan.
En ook de Inspectie vond dat de organisatie inderdaad goede zorg had verleend en niet nalatig was geweest.
Standvastigheid leverde in deze situatie erkenning op voor de medewerkers die de zorg hadden verleend en die de erkenning van hun eigen Raad van Bestuur én de Inspectie goed konden gebruiken in deze – voor hen toch al moeilijke en heftige – situatie.
