Zoals de correspondentie al deed vermoeden was mijn bezoek aan de Governance University hartelijk en inspirerend. Nieuwsgierig als we zijn bij Secretarius naar de laatste ontwikkelingen en publicaties over het secretarisvak benaderden we Stefan Peij, directeur van de Governance University, met het verzoek een paar vragen te stellen over het onderzoek dat de Governance University onlangs publiceerde over ‘De secretaris als beïnvloeder’.
En zo bevond ik mij op een ochtend op het terras van de (landelijk gelegen) University in een boeiend gesprek over de laatste ontwikkelingen en dilemma’s van het secretarisvak.
Schatplichtig
Van Peij mag de secretaris wel wat meer op het podium staan. In zijn ogen wordt de secretaris eigenlijk te weinig gezien. Net als de meeste secretarissen ziet hij hun vak meer als een beroep dan als een functie en daarom ook een specialisatie binnen de University waard. Al jaren verzorgen zij programma’s voor secretarissen om aan hen de kennis en vaardigheden aan te reiken waarmee zij deze bijzondere rol optimaal in kunnen vullen.
Peij geeft aan dat het verzorgen van deze secretaris-opleiding de Governance University ook ‘schatplichtig’ heeft gemaakt. Hij doelt hiermee op alle kennis en informatie die zij binnen de University de afgelopen jaren hebben opgebouwd door de dilemma’s en casussen die secretarissen tijdens de opleiding hebben gedeeld. Met het onderzoek en de vrijgegeven publicatie daarvan wordt die kennis en ervaring weer ter beschikking gesteld aan diezelfde beroepsgroep en zo ook deze schatplicht ingelost.
Meeliften
We spreken met elkaar over de meest in het oog springende bevindingen en vragen die uit het onderzoek naar voren komen.
We beginnen met de belangrijkste constatering uit het onderzoek: ‘de Nederlandse secretaris speelt een steeds nadrukkelijker rol in board en governance’. De invloed van secretarissen lijkt inderdaad groter te worden. De compliance en governance eisen worden de laatste jaren steeds strenger en de hoeveelheid en complexiteit van wet- en regelgeving hebben de functie van secretaris niet alleen zwaarder, maar ook belangrijker gemaakt. Deze aandachtsgebieden behoren bij uitstek tot het takenpakket van de secretaris als ‘hoeder van de governance’.
Peij: ‘Vrijwel alle instellingen en bedrijven hebben te maken met strenge toezichthouders en dat maakt dat ‘good governance’ tegenwoordig hoog op het prioriteitenlijstje staat’. Nu de governance geprofessionaliseerd wordt, lift de secretaris daarop mee. Zo versterkt hij zijn positie. Hij ziet een direct verband tussen de strengheid van het toezicht, het niveau van de governance en de positie van de secretaris.
Regulering
De rol en positie van de secretaris zélf in Nederland is niet wettelijk geregeld. Slechts in één bepaling van de Nederlandse Governance Code wordt de secretaris genoemd.
Interessant gegeven daarbij is dat uit de resultaten van het onderzoek naar voren komt dat de meeste secretarissen – zelf doorgaans ‘heer en meester’ op het gebied van wet- en regelgeving -aangeven geen behoefte te hebben aan de verdere regulering en inbedding rondom hun positie.
En dat terwijl uit het onderzoek ook naar voren komt dat juist onduidelijkheid over die rol beschouwd wordt als één van de belangrijkste oorzaken van het grootste probleem van de secretaris: tijdsdruk….
Peij verwoord deze ogenschijnlijke tegenstrijdigheid treffend: ‘de secretarisfunctie vraagt veel van iemand, maar heeft kennelijk ook veel te bieden op het gebied van vrijheid en waardering’.
Peij acht het dus van het grootste belang
dat de onafhankelijkheid van de secretaris
altijd gewaarborgd blijft.
Onafhankelijke geest
Ik vraag Peij of er ook rollen zijn die naar zijn mening onverenigbaar zijn met zijn positie als secretaris.
Sommige functies vindt hij minder goed passen, zoals een lijnfunctie of een functie waarvoor de secretaris verantwoording af moet leggen aan andere bazen dan de RvB of RvC. Dit soort nevenrollen brengen de onafhankelijkheid van de secretaris volgens Peij teveel in gevaar.
Peij acht het dus van het grootste belang dat de onafhankelijkheid van de secretaris altijd gewaarborgd blijft. Staf- en lijnverantwoordelijkheden kunnen in zijn ogen niet goed gecombineerd worden. Hij vertelt over een casus waarin de secretaris hiërarchisch onder het Hoofd Juridische Zaken viel, die op deze manier een oneigenlijke invloed op de besluitvormingsprocessen en de agenda van het bestuur kon uitoefenen. Een situatie die je te allen tijde wil voorkomen.
Ook pleit hij voor een stevige vastlegging van de positie van de secretaris, ook bij de niet-beursgenoteerde ondernemingen. Vooral voor een secretaris die zowel de raad van bestuur als de raad van commissarissen bedient, is het belangrijk dat hij of zij niet door één van beide organen kan worden ontslagen zonder dat het andere orgaan daarop inspraak heeft.
Hoe kun je immers zowel aan de bestuurders als aan de commissarissen een spiegel voorhouden en hen aanspreken op ‘good governance’ als je door één van beide organen ontslagen kunt worden?
Een goede positionering zorgt ervoor dat de secretaris zijn rol losser kan invullen en dat geeft de secretaris meer daadkracht. Peij geeft aan dat dat belangrijk is voor de kwaliteit van de governance in Nederland, want hij ziet de secretaris daarvoor als een hoeksteen.
Registersecretaris
‘Onvolwassenheid van de functie wil je eigenlijk voorkomen’, aldus Peij. Hij ziet grote verschillen qua opleidings- en kennisniveau van secretarissen in de verschillende sectoren. Er lijkt een verband te bestaan tussen het ontwikkelingsniveau van de governance in de verschillende sectoren en het gemiddelde opleidingsniveau van de secretaris. En zo eindigt ons gesprek met een uitwisseling van enige gedachtenspinsels over een waardekeurmerk of registratie waarmee de professionaliteit van de secretaris en derhalve de kwaliteit van de governance nog verder gewaarborgd zou kunnen worden. Wie weet! Als het aan Stefan Peij ligt…..
Dankbaar voor het delen van zijn kennis en ervaring verlaat ik na ruim 1,5 uur gevoed en wijzer het kasteel in Doorn. Al met al een waardevolle ochtend!!
