Bestuurssecretarissen geven vaak aan dat het zijn van spin in het web sjeu geeft aan de functie, zowel op proces als -tot op zekere hoogte- inhoudsniveau de primaire ondersteuner zijn richting de belangrijke interne en externe stakeholders van de voorzitter van het bestuur en, in geval van een ‘dubbelrol’, de RvC of RvT.
Aan het begin van de sessie ‘samenspel tussen bestuur, toezicht en medezeggenschap -en de rol van de secretaris daarin’ in het zgn. PCS programma bij Governance University stel ik de vraag, wie die primaire ondersteunersrol ook heeft v.w.b. de relatie met het medezeggenschapsorgaan of de medezeggenschapsorganen: de ondernemingsraad en, indien van toepassing, de cliëntenraad (in de zorg), de medezeggenschapsraad (leerlingen / studenten en/of ouders tezamen met werknemers, in het onderwijs), huurdersraad of verzekerdenraad.
Gemiddeld beantwoordt grofweg 1/3 die vraag bevestigend, 2/3 geeft aan dat de HR-directeur of HR-manager die rol vervult.
Vaak wordt het wel gemist dat niet zoveel kleur en gevoel bestaat bij die belangrijke interne stakeholder(s) als bij andere stakeholders, maar de meeste bestuurssecretarissen vinden dat onderaan de streep wel goed zo, omdat er soms zo een halve of hele dag extra werk in de week mee gemoeid kan zijn -en dat verdraagt zich weer slecht met wat blijkens onderzoek wordt gevoeld als de nr. 1 uitdaging van de bestuurssecretaris: tijdgebrek.
In die sectoren waar naast de OR ook een nieuwer soort medezeggenschapsorgaan zich heeft aangediend, zoals een cliëntenraad, huurdersraad of verzekerdenraad, vervult de bestuurssecretaris vaak wel die primair ondersteunerrol, vooral ook omdat voor die organen vaak minder goed is uitgekristalliseerd wat de taak, samenstelling, tijdsbesteding en de relatie met bestuur, toezicht en natuurlijke ‘achterban’ is -en de secretaris geregeld als project heeft en die onderwerpen veel aandacht behoeven vanuit het bestuur.
Er zijn enkele voorbeelden (PGGM, sinds 8 jaar!) van ‘medezeggenschapssecretarissen’, die zowel het bestuur als een medezeggenschapsorgaan bedienen, op een vergelijkbare wijze als een secretaris voor bestuur én toezicht. Eén stap verder en je komt bij een ‘organisatiesecretaris’ die ook andere gremia zoals het MT bedient en er dus min of meer voor de gehele organisatie is.
Meer recent is er in diverse Governance meer nadruk komen te liggen op eigenstandige contacten en relaties tussen RvC / RvT enerzijds en medezeggenschapsorganen anderzijds, in elk geval deels buiten aanwezigheid van het bestuur. Voor de bestuurssecretaris een goede kans om toezicht én bestuur in positie te brengen op het onderwerp ‘samenspel bestuur, toezicht en medezeggenschap’: hoe leren de leden van de diverse organen elkaar kennen, wat is de visie van ieder van de betrokken organen op de eigen rol en die van de ander en op het onderlinge samenspel? De vormgeving van de relatie RvC / RvT en medezeggenschapsorgaan kun je overlaten aan henzelf, nu zij daarvoor uiteindelijk toch de bevoegdheid en ruimte hebben, maar ter voorkoming van handelingsverlegenheid of juist ‘overenthousiasme’ kan het helpen als juist het bestuur daarop ook een visie ontwikkelt, als voor een goede governance mede-verantwoordelijke partij.
