Tijdens mijn eerste kennismaking met Secretarius viel mijn oog op het krachtige logo met de drie kernkwaliteiten van secretarissen: ‘Deugdelijk, Standvastig, Wijs’. Geen speld tussen te krijgen, al zou wat mij betreft ook discreet nog aan het lijstje toegevoegd mogen worden. Dat werd dus dubben toen Janine Fidder mij vroeg om een praktijkervaring over mijn ‘standvastigheid in het oog van de orkaan’ te delen. Maar omdat balanceren ook een van de kernkwaliteiten van een secretaris is, ben ik de uitdaging graag aangegaan. Want terugkijkend op mijn boeiende jaren bij Fortis en ABN AMRO is er regelmatig sprake geweest van een aardig briesje….
Een ronduit pittige bries (waarbij het KNMI vermoedelijk al snel zou hebben opgeschaald naar code paars) stak van het een op het andere moment op bij de nationalisatie van de diverse onderdelen van het Fortis concern op 3 oktober 2008. Ik was destijds Head Legal maar ook verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de Nederlandse moedervennootschap. Nadat de situatie begin oktober onhoudbaar werd, besloot de Nederlandse Staat op 3 oktober 2008 om per direct de Nederlandse onderdelen van Fortis (waaronder het belang in ABN AMRO) over te nemen. De Staat probeerde ondanks de chaos meteen zoveel mogelijk grip te krijgen op de situatie en op zondag 5 oktober werd ik gebeld door een hoge ambtenaar van het Ministerie van Financiën met diverse spoedvragen namens de Minister over de governance en de voor de korte termijn meest urgente dossiers.
Er was wat mij
betreft maar een optie:
kalm blijven
Er was geen formele woordvoeringslijn waarop ik kon terugvallen en het bestuur hield zich aanvankelijk ook nog eens onbereikbaar. Uiteraard was het niet aan mij om namens het bestuur met de grootaandeelhouder te spreken, maar tegelijkertijd realiseerde ik mij de zeer bijzondere aard van de situatie en de noodzaak voor de Staat om zo snel mogelijk te kunnen zorgen voor stabiliteit en continuïteit. Er was wat mij betreft maar een optie: kalm blijven, kritisch afwegen welke vragen op mijn terrein lagen en inderdaad zeer urgent waren, daarop uiterst terughoudend antwoorden en voor het overige, ondanks de druk, vooral beleefd weigeren te reageren. In de tussentijd ging ik door met aandringen bij het bestuur op rechtstreeks contact met het Ministerie. Dat lukte uiteindelijk. Deze unieke situatie heeft mij zeer bewust gemaakt van de spilfunctie van de secretaris en de noodzaak om telkens het hoofd koel te houden. Sindsdien roep ik bij elke onvoorziene gebeurtenis standaard “adem in, adem uit…”.
Ook in mijn daarop volgende jaren bij ABN AMRO heb ik dat mantra regelmatig gebruikt. Bijvoorbeeld op het moment dat weer eens onverwacht een persbericht moest worden uitgebracht en een code geel, of soms zelfs oranje of rood, dreigde. De wet verplicht immers een beursgenoteerde onderneming om onverwijld een persbericht te publiceren zodra sprake is van voorwetenschap (ook wel koersgevoelige informatie genoemd). Dat kan bijvoorbeeld spelen bij een voornemen tot benoeming of juist een aftreden van een bestuurder. Anders dan sommige bestuurders of commissarissen weleens lijken te denken, betekent dat niet wachten tot ‘nabeurs’ maar vrijwel direct (in ieder geval binnen 1 tot 2 uur) publiceren. Soms was er overtuigingskracht nodig om geen onnodig risico op boetes te lopen. Bij ABN AMRO had ik ingeval van (mogelijke) voorwetenschap op het niveau van het bestuur of de commissarissen de centrale regie en zorgde ik dat de relevante afdelingen paraat waren en het persbericht met de Questions & Answers, de interne communicatie en de vertalingen zo spoedig mogelijk in overleg met hen werden opgesteld en vervolgens door de juiste organen werden goedgekeurd. Parallel daaraan werden de juiste interne en externe stakeholders (waaronder de externe toezichthouder) geïnformeerd. Om na afloop tevreden te kunnen vaststellen wat met een goede samenwerking onder enorme tijdsdruk gerealiseerd kan worden. Adem in, adem uit…
