Anton-Pieter van Logtestijn begeleidt als interim-bestuurssecretaris de fusie van twee grote accountantskantoren. In een decentrale organisatie met kantoren door het hele land onderhoudt hij zijn relaties voor een groot deel via Teams en Whatsapp. Prima te doen, vindt hij, maar het informele deel blijft belangrijk. ‘Als je geen informele positie hebt, krijg je die formeel ook niet.’
Een beroepssecretaris – type verbinder tot in de vezels, kent alle hoeken van de organisatie – kun je Anton-Pieter moeilijk noemen. Eén keer, lang geleden, was hij bestuurssecretaris in loondienst. Van huis uit bedrijfsjurist, werkt Anton-Pieter als freelancer in interim opdrachten; soms als secretaris, soms als hoofd van een juridische afdeling. ‘Ik zou niet meer terug kunnen naar een vaste baan’, zegt hij. ‘Ik houd ervan om verschillende dingen te doen. Ik ben altijd bezig.’
Van alles twee
De afgelopen tijd begeleidde Anton-Pieter als bestuurssecretaris en programmadirecteur de fusie van twee accountantskantoren met kantoren door het hele land. Dat de fusiepartners zo decentraal zijn georganiseerd, maakt dat je elkaar niet vaak ziet. De voorzitters van de ondernemingsraad zitten bijvoorbeeld elders in het land. Buiten de vergaderingen verloopt het contact dus vooral via bellen, Whatsapp of Teams. ‘Dat is prima te doen’, zegt Anton-Pieter, ‘al is het prettiger als je bij elkaar zit. Een lokale organisatie heeft als voordeel dat je dicht bij je klanten zit, maar intern is het wat lastiger. Je zit nou eenmaal niet met zijn allen in een pand. Bovendien heb ik van alles met twee te maken: twee raden van bestuur, twee ondernemingsraden, twee raden van commissarissen.’
Als bestuurssecretaris van de nieuwe holding had Anton-Pieter veel verantwoordelijkheden, maar toch bleef zijn rol een ondersteunende. ‘Ik kan wel dingen inbrengen in de bestuursvergadering, zeggen: “hebben jullie hier over nagedacht” of “is dit punt voldoende belicht”, maar ik beslis niet mee. Als er juridische aspecten van de fusie op de agenda staan, ben ik natuurlijk wat actiever. Soms zelfs leading, zeker bij de raad van commissarissen. Niet zozeer omdat het belangrijk is wat ik vind, maar omdat ik de contacten onderhoud met externe juristen die ons adviseren. Alleen al dat geeft je stem een bepaald gewicht.’
”Juristen zijn ‘ja, maar’-denkers,
en ook als secretaris is dat soms goed’
Heel voorzichtig
Elke bestuurssecretaris moet goed kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie, maar dat geldt helemaal tijdens een fusietraject. ‘Wat ik heb gehoord bij de rvc van de ene partij kan ik niet gaan delen met de rvc van de ander’, zegt Anton-Pieter. ‘Op grond van mededingingsregelgeving moet je sowieso heel voorzichtig zijn met wat je over en weer deelt. Voor de fusie een feit is, mag je bijvoorbeeld niet elkaars cijfers delen. Zelfs de begroting van de nieuwe organisatie kun je niet zomaar delen met het management, omdat daar dingen uit te herleiden zijn over de onderneming van de ander. Daarom hebben we aan het begin van het proces al een kader neergezet: wat mag wel en wat mag niet? Los daarvan moet je steeds bedenken: kan ik dit wel met jou delen?’
Zijn achtergrond als bedrijfsjurist komt daarbij van pas. ‘Of je nou bij een afdeling risk management zit, bij legal of bij compliance, als jurist ben je van het risicodenken. Dan zit het automatisch al in je dat je daar rekening mee houdt. Juristen zijn ‘ja, maar’-denkers, en ook als secretaris is dat soms goed. Hebben we alles onder controle, hebben we het procedureel goed georganiseerd, heeft iedereen de kans gehad hier iets van te vinden, en kun je het besluit straks uitleggen? Typische toetsvragen die de secretaris stelt.’
‘Als interimmer is het
toch iets meer: cut the crap
en door naar het volgende’
Vast omlijnd
Werken op interimbasis maakt merkbaar verschil voor de manier waarop Anton-Pieter zijn rol vervult. ‘In vaste dienst ben je veel meer aan het netwerken en weet je heel veel. Als interim-secretaris komen mensen minder naar je toe om de informatie die je hebt. Je zit ergens voor een bepaalde periode voor X uur per week en je klus is als regel vrij vast omlijnd. Natuurlijk ben ik ook een verbinder, maar ik hoef het niet te doen als het niet relevant is voor de opdracht. Als interimmer is het toch iets meer: cut the crap en door naar het volgende.’
Het heeft zijn weerslag op het aandeel informele contacten in het werk. ‘Met een aantal mensen met wie ik nauw samenwerk, zoals de bestuurssecretaresse, heb ik afgesproken: “We vragen na afloop wel even hoe je weekeinde was, maar we gaan niet iedere keer vragen: hoe is het met je, wat heb je gisteravond gedaan?” Ik ben heel mensgericht, maar ik heb een tijdelijke positie, ik hoef niet met iedereen vrienden te worden. Ik ben een high end gun; als mensen mij niet aardig vinden, is het niet zo erg.’
‘Ik heb een tijdelijke positie,
ik hoef niet met iedereen
vrienden te worden’
Niet alleen mailen
Ook als interim-secretaris in een decentrale organisatie is het informele deel van het werk belangrijk. ‘Als je geen informele positie hebt, krijg je die formeel ook niet’, zegt Anton-Pieter. ‘Dus ook hier moet je een goede relatie onderhouden met de raad van bestuur, de raad van commissarissen, de ondernemingsraad, én met een paar sleutelspelers in de organisatie van wie je denkt: als die wat zegt, moet je opletten. Hen stuur je af en toe eens een berichtje of een appje, je belt even of hebt een koffieafspraak. Zodat je niet alleen maar zit te mailen.’
Met de raad van bestuur heeft Anton-Pieter het meeste contact. De relatie wordt dan automatisch wat informeler; een grap in de marge van een vergadering, een praatje in de pauze. Met de voorzitters van de ondernemingsraden belt hij geregeld, zo eens in de twee, drie weken. ‘Hoe loopt het, zijn er dingen waar je tegenaan loopt. Ik ga niet de rol van de bestuurder of de werkgeversrol pakken, maar ik kan wel af en toe peilen: heb je nog behoefte aan informatie, is het allemaal duidelijk? Om te weten hoe de ondernemingsraad er in zit, is het belangrijk dat je goed informeel contact hebt – júist ook op momenten als het niet druk is met zo’n fusie.’
Tegen de grens
De lijnen met de raad van commissarissen zijn in het algemeen formeler, zegt Anton-Pieter. ‘Dat zit in de rol: een toezichthoudend orgaan vraagt om iets meer formaliteit in de relatie. Dat wil niet zeggen dat het kil is, maar de contacten met de rvc gaan meer over de zaak. De vergaderingen zijn nog fysiek, maar buiten de vergaderingen zie je de commissarissen niet en gebeurt bijna alles online. Alleen de voorzitter spreek je in de voorbereiding. In dat rechtstreekse contact kan het voorkomen dat de voorzitter even wil weten hoe jij tegen de dingen aankijkt. Dat kan aanschurken tegen de grens. Dat signaleer ik dan. Ik zeg bijvoorbeeld: “Het is op dit moment niet aan mij om daar iets op te zeggen”. “Goede vraag, maar ik vind het aan het bestuur om daarover iets te delen”. “Ik kan niet ontkennen dat je een punt hebt” – dat soort zinnen. Soms maak ik er een kwinkslag van: “Ask me no questions, and I’ll tell you no lies“. Je moet onder alle omstandigheden blijven nadenken.’
Anton-Pieter maakt eens in de paar weken een podcast, De Bedrijfsjurist, die is te vinden op Spotify.
